Электронный документооборот

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учётные документы могут быть составлены в двух видах: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Соответственно, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами и не нуждаются в дополнительном дублировании на бумаге. Оформление документов в электронном виде допускается при согласии сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Приоритет бумажных документов над электронными аналогами законодательством не установлен.

Система защищенного юридически значимого электронного документооборота TrustDoc обеспечивает юридическую значимость всех передаваемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ:

• все передаваемые документы подписываются электронной подписью, которая формируется сертифицированными средствами электронной подписи, а квалифицированные сертификаты выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами;
• перед началом работы все участники электронного документооборота присоединяются к Регламенту системы защищённого юридически значимого электронного документооборота, который определяет принципы взаимодействия участников системы, а также условия, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной;
• электронная подпись гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
• система фиксирует дату и время завершения всех этапов документооборота подтверждениями, подписанными электронной подписью;
• все документы передаются в соответствии с утверждёнными форматами, если такие установлены нормативными правовыми актами;
• система обеспечивает достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах.

Да, в TrustDoc можно отправлять документы абонентам практически любого оператора ЭДО в России. Если одна из сторон подключена к услугам другого оператора ЭДО, электронный документооборот будет проходить посредством роуминга.

По вопросам подключения роуминга обратитесь в коммерческий отдел по номеру 8 800 250-8-265.

Между контрагентами можно организовать документооборот трёх типов:

1. Обмен формализованными документами (счетами-фактурами, накладными и актами выполненных работ или оказанных услуг).
2. Обмен неформализованными документами, подписанными отправителем в одностороннем порядке (например, различными заказами, приказами, распоряжениями, информационными письмами, отчётами и проч.).
3. Обмен неформализованными документами, подписанными двумя и более сторонами (например, договорами, соглашениями, актами выполненных работ и проч.). В системе TrustDoc можно обмениваться любыми документами в строгой печатной форме в формате XML-файла (накладными, актами выполненных работ или услуг, счетами-фактурами), а также внутренними документами компании, составленными согласно правилам документооборота.

В соответствии с этим все документы в системе подразделяются на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные.

Законодательно закреплена возможность подавать в налоговые органы в электронном виде 16 типов документов в электронной форме в виде электронных копий (в форматах jpg или tif). Обмен такими документами считается юридически значимым.

В ФНС в электронном виде можно подавать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок, дополнительный лист книги покупок, книгу продаж, дополнительный лист книги продаж, акт сдачи-приёмки выполненных работ (услуг), товарную накладную (ТОРГ-12), документ о передаче товаров, документ о передаче результатов работ, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

Вышеперечисленные документы подаются в строго установленных электронных форматах. После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, появилась возможность передавать по телекоммуникационным каналам связи также неформализованные электронные и изначально составленные на бумаге документы.

Для подключения к системе нужен действующий квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный любым из аккредитованных в соответствии с №63-ФЗ удостоверяющих центров. Если у вас нет сертификата, обратитесь в коммерческий отдел «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.

Порядок подключения:

1. Заполните заявку в сервисе саморегистрации и нажмите кнопку «Отправить заявку». Рекомендуется выбрать «По сертификату». Затем загрузите и установите плагин JLSS. После установки JLSS перезагрузите страницу кнопкой F5.
2. Получите уведомление о готовности к подключению.
3. Авторизуйтесь в TrustDoc, выбрав на вкладке «Вход по сертификату» ваш сертификат электронной подписи.
4. Подпишите и направьте в TrustDoc заявление об участии в электронном документообороте. Заявление заполняется автоматически, вам необходимо только проверить корректность его заполнения.
5. Начните работу.

* Подписание заявления об участии в электронном документообороте будет означать полное и безусловное присоединение к регламенту, в котором определено, что участник соглашается признавать циркулирующие в системе электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.

Да, TrustDoc для работы с EDI интегрирован с продуктом стратегического партнера, сертифицированного EDI-провайдера — компании Деловая культура. Для обмена EDI-сообщениями используется решение EDI Culture. При этом сохраняется возможность интеграции в корпоративные системы обмена EDI-сообщениями и документами ЭДО.