Несмотря на активное развитие в России электронного документооборота, доля его использования представителями бизнеса относительно невелика. Полностью безбумажный документооборот применяется только некоторыми компаниями. В подавляющем большинстве случаев электронные документы дублируются бумажными. Основными причинами этого ФНС называет отсутствие полноценной нормативной, организационной и технологической базы для ЭДО, а также отсутствие единых подходов к созданию, обороту и хранению электронных документов среди участников электронного документооборота.
Ключевые препятствия перехода на ЭДО:
- Разнообразие нормативно-правовых актов при отсутствии единого нормативного подхода к регулированию ЭДО в целом.
- Большое количество регуляторов — государственных органов, которые утверждают свои формы и требования к электронным документам. Как следствие — отсутствие унифицированного подхода.
- Необходимость индивидуализации документов с учётом специфики бизнеса разного типа и отраслевой принадлежности.
- Слабый уровень доверия к электронным документам и ЭДО в плане соблюдения конфиденциальности электронных документов и сведений, составляющих коммерческую тайну.
- Отсутствие нормативных требований, обязывающих переходить на электронные документы и ЭДО. Текущие законы допускают возможность альтернативного использования как бумажных, так и электронных документов. Исключение — сдача электронной отчётности, которая постепенно становится обязательной для всех представителей бизнеса.
Сами предприниматели среди барьеров для перехода на ЭДО называют несколько другие обстоятельства. С одной стороны, у некоторых представителей бизнеса есть непонимание экономической выгоды перехода на ЭДО. С другой — представленные на рынке решения и продукты, а также специализированные кадры зачастую стоят дорого, что может быть ощутимо для сферы малого и среднего бизнеса. Отмечается также нежелание контрагентов переходить на ЭДО в договорных отношениях и отсутствие единых электронных форм для большого количества документов.
Какие возможности даёт бизнесу переход на ЭДО
По оценкам ФНС, бумажный документооборот требует гораздо больших затрат, чем электронный. При этом внедрение ЭДО обеспечивает:
- Сокращение расходов на работу с документами.
- Сокращение количества ошибок за счёт снижения влияния человеческого фактора.
- Увеличение скорости обмена сведениями и документами, что повышает актуальность учётных данных.
- Повышение скорости заключения сделок и, соответственно, оборота денежных средств.
- Быструю и гарантированную доставку и получение документов, отправку и доставку отчётности, что снижает риск штрафных санкций.
- Возможность отслеживания движения документов во времени и между участниками ЭДО.
- Создание единой базы электронных документов компании или ИП, в том числе системы хранения и поиска, автоматического архивирования документов, исключающей утрату документов.
- Создание внутри компании единого информационного пространства, удобного для работы и контроля исполнения.
Как государство планирует развивать ЭДО
В концепции выделено несколько ключевых направлений развития ЭДО с целью его активного внедрения в практику компаний и предпринимателей.
В период 2021—2024 гг. планируется увеличение количества форматов электронных документов. В частности, должны быть разработаны и утверждены формы электронных договоров с контрагентами и документов, используемых в процессе исполнения сделок и закрытия обязательств. Поскольку большинство форм документов невозможно стандартизировать, планируется предусмотреть возможность использования свободных форм. Одновременно планируется разработать требования к направлению определённых типов документов в электронной форме.
Кроме того, в перспективе будут устранены барьеры для активного использования электронных подписей и электронных доверенностей, будут созданы единые технологические правила ЭДО.
