Выберите из списка ваш регион

«ИнфоТеКС Интернет Траст»

Логотип ИнфоТеКС Интернет Траст
Техподдержка 24/7
По России звонок бесплатный
8 800 250-0-260
8 800 250-0-265
ноль
линия
Абонентам
линия
Запрос в службу поддержки
линия
Вопросы и ответы
линия
Пользовательская документация
линия
Законодательство
линия
Оценка обслуживания
линия



Удаленный помощникУдаленный помощник 1
Удаленный помощникУдаленный помощник 2

Вопросы и ответы

  VPN (14)
  СМЭВ (3)

Электронный документооборот


  • 1. Для обмена с кем и какими документами предназначена система ViPNet ЭДО?
  • 2. Каким образом обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых в системе ViPNet ЭДО?
  • 3. Каким образом можно подключиться к электронному документообороту в системе ViPNet ЭДО?
  • 4. Какие сертификаты ключа проверки электронной подписи применяются в системе ViPNet ЭДО?
  • 5. Почему нельзя обмениваться документами при помощи электронной почты? Почему необходимо это делать через операторов электронного документооборота?
  • 6. Необходимо ли дополнительно дублировать электронные документы, передаваемые в системе ViPNet ЭДО, в бумажном виде?
  • 7. Что делать в случае отказа контрагента или налоговых органов от признания факта получения документа, направленного в электронном виде в рамках электронного документооборота?
  • 8. Какие документы в настоящее время можно направлять в инспекции ФНС в электронном виде?
  • 9. В ходе проведения каких мероприятий налоговые органы могут запросить у налогоплательщика документы в электронном виде?
  • 10. Какими документами могут обмениваться организации с контрагентами в ходе осуществления хозяйственных операций?
  • 11. Условия, при которых возможен обмен электронными документами между организациями-контрагентами?
  • 12. Какими нормативными правовыми актами устанавливаются требования к формализованным документам?
  • 13. Какие виды электронного документооборота возможны между контрагентами? Чем отличаются неформализованные документы от формализованных?
  • 14. Есть ли необходимость заключать с контрагентом отдельное соглашение об электронном документообороте, чтобы обмениваться документами в электронном виде в системе ViPNet ЭДО?
  • 15. Каким образом возможно предоставить по требованию (истребованию) ФНС документы, переданные по каналам связи между контрагентами и подписанные электронной подписью?
  • 16. Возможно ли осуществлять обмен электронными документами непосредственно из учетной системы?
  • 17. Если пользование системы ViPNet ЭДО прекращено или приостановлено, будет ли доступ к ранее переданным и полученным через нее документам?
  • 18. Можно ли отозвать документ, отправленный через систему ViPNet ЭДО?
  • 19. Настройка онлайн версии ViPNet ЭДО Документ

  • 1. Для обмена с кем и какими документами предназначена система ViPNet ЭДО?


    Система ViPNet ЭДО предназначена для осуществления юридически значимого обмена документами в электронном виде с применением электронной подписи как внутри компании, так и между организациями — контрагентами.


    Наверх

    2. Каким образом обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых в системе ViPNet ЭДО?


    Система защищенного юридически значимого электронного документооборота ViPNet ЭДО обеспечивает юридическую значимость всех передаваемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ:
    • Все передаваемые документы подписываются электронными подписями, которые формируются сертифицированными средствами электронной подписи, а квалифицированные сертификаты выдаются исключительно аккредитованными Удостоверяющими центрами;
    • Перед началом работы все участники электронного документооборота присоединяются к Регламенту системы защищенного юридически значимого электронного документооборота, который является соглашением, определяющим принципы взаимодействия участников системы, а также условия, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной;
    • Электронная подпись гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
    • Система фиксирует дату и время завершения всех этапов документооборота подтверждениями, подписанными электронной подписью;
    • Все документы передаются в соответствии с утвержденными форматами, если такие установлены нормативными правовыми актами;
    • Система обеспечивает достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах.


    Наверх

    3. Каким образом можно подключиться к электронному документообороту в системе ViPNet ЭДО?


    Подключиться к системе очень легко, нужно только иметь действующий квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее — квалифицированный сертификат), выданный любым из аккредитованных в соответствии с 63-ФЗ удостоверяющих центров. 
    Порядок подключения следующий: 
    1. Заполнить Заявку и направить ее в ОАО «ИИТ» в электронном виде; 

    2. Получить уведомление о готовности к подключению;

    3. Авторизоваться в ViPNet ЭДО, выбрав на вкладке «Вход по сертификату» ваш сертификат электронной подписи;

    4. Подписать и направить в ПО ViPNet ЭДО Документ Заявление об участии в электронном документообороте. При этом Заявление заполняется автоматически, Вам необходимо только проверить корректность заполнения.

    5. Начать работу.

    *Для обмена электронными документами в системе ViPNet ЭДО участникам документооборота необходимо перед началом работы подписать Заявление об участии в электронном документообороте. Подписание Заявления будет означать полное и безусловное присоединение к Регламенту, в котором определено, что участник соглашается признавать циркулирующие в системе электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.


    Наверх

    4. Какие сертификаты ключа проверки электронной подписи применяются в системе ViPNet ЭДО?


    Технически возможно использовать любой действующий квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным Удостоверяющим центром. 
    Со своей стороны мы рекомендуем подписывать передаваемые документы электронной подписью, используя квалифицированный сертификат, приобретенной в нашей Компании.


    Наверх

    5. Почему нельзя обмениваться документами при помощи электронной почты? Почему необходимо это делать через операторов электронного документооборота?


    Законодательно закреплено, что передаваемые в электронном виде первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть данные документы нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. По этой же причине нельзя организовать документооборот указанными документами с контрагентами самостоятельно (например, по электронной почте), не прибегая к услугам операторов электронного документооборота.
    Что же касается обмена иными документами, то порядок электронного документооборота в этой части не регламентирован, стороны сами могут определить его порядок. В тоже время, только обмен документами через операторов электронного документооборота обеспечивает их безусловную конфиденциальность и юридическую значимость и позволяет точно установить дату отправки и получения документов.

    Наверх

    6. Необходимо ли дополнительно дублировать электронные документы, передаваемые в системе ViPNet ЭДО, в бумажном виде?


    Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могут быть составлены в двух видах: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
    Соответственно, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами и дополнительно направлять их контрагенту в бумажном виде не требуется.
    Выставление счета-фактуры в соответствии с утвержденным форматом и оформление иных документов в электронном виде допускается при согласии сторон сделки и наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Данные документы также будут являться оригиналами документов и не требуется их дальнейшего оформления на бумажном носителе.
    Приоритет классических, привычных бумажных документов над электронными аналогами законодательством не установлен.


    Наверх

    7. Что делать в случае отказа контрагента или налоговых органов от признания факта получения документа, направленного в электронном виде в рамках электронного документооборота?


    Законодательно установлено, что электронный документооборот сопровождается специальными технологическими документами (подтверждениями и извещениями). Они создаются при отправке и получении электронного документа, хранятся с электронным документом и вместе с ним направляются контрагенту или в налоговую инспекцию.
    Их назначение — фиксация факта и даты выставления/получения электронного документа. В функции оператора входит формирование таких технологических документов.
    Так, например, дата выставления продавцом и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в подтверждении. Электронный счет-фактура считается выставленным, только если продавец получил извещение о его получении, подписанное покупателем. Данное положение, по сути, обязывает следить за получением извещений от контрагента. Ведь если они не были сформированы или получены, электронный счет-фактура не является выставленным и продавцу необходимо будет распечатать бумажный счет-фактуру и направить его покупателю.
    Соответственно, если были получены все регламентированные подтверждения и извещения, документ считается переданным, и в случае возникновения конфликтной ситуации их можно предоставить в качестве доказательств отправки документов в электронном виде. Также в случае необходимости ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст», как оператор электронного документооборота, может предоставить документы, подтверждающие факт отправки/получения и корректность электронной подписи.


    Наверх

    8. Какие документы в настоящее время можно направлять в инспекции ФНС в электронном виде?


    В настоящее время в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота можно направлять счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок, дополнительный лист книги покупок, книгу продаж, дополнительный лист книги продаж, акт приемки сдачи работ (услуг), товарную накладную (ТОРГ-12), документ о передаче товаров, документ о передаче результатов работ, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру. 
    Но, если вышеперечисленные документы направляются в строго установленных электронных форматах, то после вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, появилась возможность представить по телекоммуникационным каналам связи неформализованные электронные и изначально составленные на бумаге документы.
    Таким образом, законодательно закреплена возможность направлять 16 типов документов в электронной форме в виде электронных копий (в форматах jpg или tif). И обмен такими документами будет считаться юридически значимым.


    Наверх

    9. В ходе проведения каких мероприятий налоговые органы могут запросить у налогоплательщика документы в электронном виде?


    В ст. 93 Налогового кодекса РФ закреплено положение о том, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. При этом данное требование может быть направлено в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Проверяемый имеет право предоставить данные документы лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
    Чаще всего, сотрудники налоговых органов направляют требования о предоставлении документов в электронном виде в рамках проведения камеральных проверок. Также документы в электронном виде могут быть запрошены в рамках проведения встречных проверок контрагентов.
    Что же касается выездной проверки, то она проводится, как правило, по месту нахождения налогоплательщика. В данном случае можно предложить специалисту налоговой инспекции ознакомиться с проверяемыми документами в электронном виде.


    Наверх

    10. Какими документами могут обмениваться организации с контрагентами в ходе осуществления хозяйственных операций?


    Компании могут обмениваться первичными и учетными бухгалтерскими документами (например, актами выполненных работ (услуг), накладными и т.п.), счетами-фактурами.
    Также существует возможность обмениваться и другими документами (различными договорами, соглашениями, письмами, претензиями, уведомлениями, приказами, распоряжениями, доверенностями и проч.).
    В системе ViPNet ЭДО возможно передавать электронные документы любого формата, включая графические файлы.


    Наверх

    11. Условия, при которых возможен обмен электронными документами между организациями-контрагентами?


    Поскольку электронный документооборот происходит полностью на добровольной основе, возможность выставления счетов-фактур и обмена иными документами в электронном виде допускается законодательством только при условии взаимного согласия сторон сделки.
    При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов, т.е. у организации и её контрагента должно быть установлено программное обеспечение ViPNet ЭДО.
    Кроме того, участники электронного документооборота в программе ViPNet ЭДО самостоятельно определяют круг тех участников, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами. Для этого один из участников должен отправить другому участнику запрос на добавление в список контрагентов и получить подтверждение на добавление.
    Также участник электронного документооборота может в одностороннем порядке исключить другого участника из списка контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными документами, в этом случае последний получает уведомление об исключении из списка.


    Наверх

    12. Какими нормативными правовыми актами устанавливаются требования к формализованным документам?


    Приказом ФНС России от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@ утверждены форматы таких первичных учетных документов, как товарная накладная, акт приемки-сдачи работ (услуг). 
    Приказом ФНС России от 04.03.2015 г. № ММВ-7-6/93@ утверждены форматы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и дополнительного листа книги покупок, книги продаж и дополнительного листа книги продаж.
    Приказом Минфина РФ от 10.11.2015г. № 174н урегулирован порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
    Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@ утверждает формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме.
    Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@ утверждает формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме.
    Приказом от 30 ноября 2015 г. N ММВ-7-10/551@ утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме.
    Приказом от 30 ноября 2015 г. N MMB-7-10/552@ утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме.


    Наверх

    13. Какие виды электронного документооборота возможны между контрагентами? Чем отличаются неформализованные документы от формализованных?


    Между контрагентами можно организовать документооборот трех типов:
    1. Обмен формализованными документами (счетом-фактурой, накладными и актами выполненных работ (услуг).

    2. Обмен неформализованными документами, подписанными отправителем в одностороннем порядке (например, различными заказами, приказами, распоряжениями, информационными письмами, отчетами и проч.).

    3. Обмен неформализованными документами, подписываемыми двумя и более сторонами (например, договорами, соглашениями, актами выполненных работ и проч.).

    В системе ViPNet ЭДО можно обмениваться любыми документами, как имеющими строгую печатную форму или, например, формат XML-файла (накладные, акты выполненных работ (услуг) и счета-фактуры), так и внутренними документами компании, составленными в соответствии с правилами документооборота.
    В соответствии с этим все документы в системе подразделяются на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные.

    Наверх

    14. Есть ли необходимость заключать с контрагентом отдельное соглашение об электронном документообороте, чтобы обмениваться документами в электронном виде в системе ViPNet ЭДО?


    Заключать отдельное соглашение с контрагентами об электронном документообороте не требуется.
    На наш взгляд, соглашение целесообразно составить в том случае, если Вы хотите согласовать с контрагентом формы и типы передаваемых электронных документов, а также порядок их обработки.


    Наверх

    15. Каким образом возможно предоставить по требованию (истребованию) ФНС документы, переданные по каналам связи между контрагентами и подписанные электронной подписью?

    Порядок действий:

    1. Инспекция передает требование (истребование) о предоставлении документов по каналам связи через систему электронной отчетности, например — в ViPNet ЭДО Отчет.

    2. Абонент системы ViPNet ЭДО Документ выгружает из нее файлы подписанных и переданных документов, подписывает электронной подписью и отправляет документы через систему электронной отчетности в ответ на требование ИФНС, например через ViPNet ЭДО Отчет.

    В случае, если требуемые документы не являются документами, составленными по установленным форматам необходимо:

    1. Составить электронную опись, к которой прикрепить истребуемые документы. Электронные документы в xml-формате можно прикрепить к описи сразу. Документы на бумажных носителях необходимо отсканировать (или выгрузить из электронного архива), перевести в форматы *tif или *jpeg и для каждого документа заполнить реквизиты.

    2. После формирования пакета документов подписать сертификатом электронной подписи и направить в ФНС через систему электронной отчетности, например через ViPNet ЭДО Отчет.

    Юридическое обоснование:

    В ответ на требование ФНС законодательно закреплено право налогоплательщика предоставить документы, переданные по каналам связи между контрагентами и подписанные электронной подписью.

    Налогоплательщик вправе, если истребуемые документы составлены по установленным форматам, направить их в налоговый орган в электронном виде. В настоящее время установлены форматы для следующих документов: акт приемки сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура (а также корректировочный счет-фактура, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж).

    А после вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@ "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи", утвердившего формат XML-файла описи документов, появилась возможность представить и составленные не по установленным форматам документы. Однако важно отметить, что можно отправить не любые документы, а только перечисленные в данном приказе (например, товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация и добавочный лист к ней, транзитная декларация и добавочный лист к ней, спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости), договор (соглашение, контракт), дополнение к договору).»


    Наверх

    16. Возможно ли осуществлять обмен электронными документами непосредственно из учетной системы?

    В ViPNet ЭДО Документ есть уже готовые модули интеграции для 1С. Они позволяют получать, отправлять и подписывать документы прямо в 1С. Поддерживаются следующие типы документов: акт; счет-фактура; товарная накладная. Для организации обмена в комплект поставки ViPNet ЭДО Документ включены файлы внешних обработок 1С для типовых конфигураций:
    • Платформа 1С Предприятие 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2.0);
    • Платформа 1С Предприятие 8.2 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление производственным предприятием 1.3, Комплексная автоматизация 1.1);
    • Платформа 1С 7.7 (Бухгалтерский учет 4.5).
    Для других учетных систем в ViPNet ЭДО Документ есть следующие способы интеграции:
    • Файловый обмен — интеграция с учетной системой через общий каталог.
      Для выгрузки документов в форматах ФНС для различных учетных систем существуют специальные конвертеры, которые предоставляются оператором Инфотекс Траст по запросу, а также есть возможность проектной разработки таких решений;
    • API, построенный на архитектуре REST, который позволяет встроить все функции ЭДО в любую учетную систему. С актуальным описанием методов REST API для разработчиков можно ознакомиться на веб-портале ViPNet ЭДО Документ.

    Наверх

    17. Если пользование системы ViPNet ЭДО прекращено или приостановлено, будет ли доступ к ранее переданным и полученным через нее документам?

    Поскольку база данных хранится в защищенном облаке оператора Инфотекс Траст, доступ к системе сохраняется из любого места при наличии ключа с сертификатом или заданного логина и пароля для авторизации в системе. Абонент всегда может войти в систему, просмотреть, сохранить и проверить документы и подписи под ними. Но возможности отправлять новые документы не будет.

    Наверх

    18. Можно ли отозвать документ, отправленный через систему ViPNet ЭДО?

    Для того, чтобы отозвать документы, переданные через систему ViPNet ЭДО Документ, необходимо выполнить функцию аннулирования в системе. Она позволяет аннулировать в юридически значимом порядке любые электронные документы, выставленные в системе. Как это сделать — узнайте здесь.

    Наверх

    19. Настройка онлайн версии ViPNet ЭДО Документ

    Запустите веб-браузер и перейдите на веб-сайт портала https://b2b.iitrust.ru.
    Если вы входите на портал впервые, установите программу JavaLSS. Для этого на вкладке Вход по сертификату нажмите кнопку


    В окне веб-браузера появится сообщение с предложением установить JavaLSS. Нажмите кнопку Выполнить и дождитесь завершения установки. На вкладке Вход по сертификату выберите свой сертификат и нажмите кнопку Войти.
    Приложение JavaLSS позволяет выполнять криптографические функции (авторизацию, подписание, проверку подписи и т.п.) из веб-браузера, при этом поддерживает работу с наиболее распространенными криптопровайдерами ViPNet CSP и КриптоПро CSP.

    Наверх