Выберите из списка ваш регион

«ИнфоТеКС Интернет Траст»

Логотип ИнфоТеКС Интернет Траст
Техподдержка 24/7
По России звонок бесплатный
8 800 250-8-265
8 800 250-0-265
ноль
линия
Абонентам
линия
Запрос в службу поддержки
линия
Вопросы и ответы
линия
Пользовательская документация
линия
Законодательство
линия
Оценка обслуживания
линия



Удаленный помощникУдаленный помощник 1
Удаленный помощникУдаленный помощник 2

Вопросы и ответы

  VPN (17)
  СМЭВ (3)

Электронный документооборот


  • 1. Какими документами можно обмениваться через ViPNet ЭДО Документ?
  • 2. Как часто нужно обновлять программное обеспечение?
  • 3. Можно ли передавать документы контрагенту, который пользуется услугами другого оператора электронного документооборота?
  • 4. Каким образом обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых в системе ViPNet ЭДО Документ?
  • 5. Каким образом система обеспечивает отправку и получение документов в случае, когда работать необходимо в программах фирмы 1С?
  • 6. Возможно ли в системе обмениваться формализованными документами цепочки поставок в торговую сеть (EDI-сообщения)?
  • 7. Что произойдёт в системе, если приобрести пакет на определенное количество документов в год и израсходовать их быстрее?
  • 8. В каком часовом поясе будут отображаться документы и квитанции оператора, если отправитель и покупатель находятся в разных регионах и присутствует разница во времени?
  • 9. Почему нельзя обмениваться документами при помощи электронной почты? Почему необходимо делать это через операторов электронного документооборота?
  • 10. Необходимо ли дополнительно дублировать электронные документы, передаваемые в системе ViPNet ЭДО, в бумажном виде?
  • 11. Какие документы можно направлять в инспекции ФНС в электронном виде?
  • 12. В ходе проведения каких мероприятий налоговые органы могут запросить у налогоплательщика документы в электронном виде?
  • 13. Какими документами могут обмениваться организации с контрагентами в ходе осуществления хозяйственных операций?
  • 14. При каких условиях возможен обмен электронными документами между организациями-контрагентами?
  • 15. Какие нормативные правовые акты устанавливают требования к формализованным документам?
  • 16. Какие виды электронного документооборота возможны между контрагентами? Чем отличаются неформализованные документы от формализованных?
  • 17. Нужно ли заключать с контрагентом отдельное соглашение об электронном документообороте, чтобы обмениваться документами в электронном виде в системе ViPNet ЭДО?
  • 18. Если использование системы ViPNet ЭДО прекращено или приостановлено, будет ли доступ к ранее переданным и полученным через неё документам?
  • 19. Какие сертификаты ключа проверки электронной подписи применяются в системе ViPNet ЭДО?
  • 20. Возможно ли осуществлять обмен электронными документами непосредственно из учётной системы?
  • 21. Можно ли отозвать документ, отправленный через систему ViPNet ЭДО?
  • 22. Каким образом можно подключиться к электронному документообороту в системе ViPNet ЭДО?
  • 23. Что делать в случае отказа контрагента от признания факта получения документа, направленного в электронном виде в рамках электронного документооборота?
  • 24. Каким образом возможно предоставить по требованию (истребованию) ФНС документы, переданные по каналам связи между контрагентами и подписанные электронной подписью?
  • 25. Как настроить онлайн-версию ViPNet ЭДО Документ?

  • 1. Какими документами можно обмениваться через ViPNet ЭДО Документ?

    ViPNet ЭДО Документ позволяет обмениваться любыми документами компании, предпринимателя или физического лица: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, актами сверки, а также универсальными передаточными документами всех типов, соглашениями, приказами, уведомлениями, оповещениями, доверенностями, распоряжениями, претензиями, произвольными документами и файлами любого другого формата.


    Наверх

    2. Как часто нужно обновлять программное обеспечение?

    Обновления веб-клиента системы приходят автоматически, вмешательство абонента не требуется. У вас всегда актуальная версия системы. Интеграционные решения обновляются постоянно для поддержания актуального состояния производительности, качества и выполнения всех требований к системе.


    Наверх

    3. Можно ли передавать документы контрагенту, который пользуется услугами другого оператора электронного документооборота?

    Да, в ViPNet ЭДО Документ возможно отправить документ абоненту практически любого оператора ЭДО в России. Если одна из сторон подключена к услугам другого оператора ЭДО, электронный документооборот будет осуществляться посредством роуминга.


    Наверх

    4. Каким образом обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых в системе ViPNet ЭДО Документ?

    Система защищенного юридически значимого электронного документооборота ViPNet ЭДО Документ обеспечивает юридическую значимость всех передаваемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ:

    • все передаваемые документы подписываются электронной подписью, которая формируется сертифицированными средствами электронной подписи, а квалифицированные сертификаты выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами;
    • перед началом работы все участники электронного документооборота присоединяются к Регламенту системы защищённого юридически значимого электронного документооборота, который определяет принципы взаимодействия участников системы, а также условия, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной;
    • электронная подпись гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
    • система фиксирует дату и время завершения всех этапов документооборота подтверждениями, подписанными электронной подписью;
    • все документы передаются в соответствии с утверждёнными форматами, если такие установлены нормативными правовыми актами;
    • система обеспечивает достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах.

    Наверх

    5. Каким образом система обеспечивает отправку и получение документов в случае, когда работать необходимо в программах фирмы 1С?

    Система ViPNet ЭДО Документ интегрирована с продуктами фирмы 1С, оператор системы предоставляет абонентам обработки для типовых конфигураций 1С 7.7, 8.2, 8.3.


    Наверх

    6. Возможно ли в системе обмениваться формализованными документами цепочки поставок в торговую сеть (EDI-сообщения)?

    Да, ViPNet ЭДО Документ для работы с EDI интегрирован с продуктом стратегического партнера, сертифицированного EDI-провайдера – компании Деловая культура. Для обмена EDI-сообщениями используется решение EDI Culture. При этом сохраняется возможность интеграции в корпоративные системы обмена EDI-сообщениями и документами ЭДО.


    Наверх

    7. Что произойдёт в системе, если приобрести пакет на определенное количество документов в год и израсходовать их быстрее?

    В этом случае документооборот не прекращается, система позволяет по умолчанию продолжить обмен документами на условиях «постоплатного» тарифа, а также приобрести новый пакет до или сразу после израсходования текущего.


    Наверх

    8. В каком часовом поясе будут отображаться документы и квитанции оператора, если отправитель и покупатель находятся в разных регионах и присутствует разница во времени?

    Веб-клиент системы отображает всю информацию в том часовом поясе, в котором работает абонент. Настроить часовой пояс для отображения можно в разделе «Профиль –> Общие» в веб-клиенте. События сервера, такие как служебные квитанции и факты выставления и передачи документов между абонентами, фиксируются в часовом поясе сервера системы – московском времени. Таким образом обеспечивается прозрачность временных параметров документооборота.


    Наверх

    9. Почему нельзя обмениваться документами при помощи электронной почты? Почему необходимо делать это через операторов электронного документооборота?

    Согласно закону передаваемые в электронном виде счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и должны передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть их нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. По этой же причине нельзя организовать документооборот указанными документами с контрагентами самостоятельно, например по электронной почте, не прибегая к услугам операторов электронного документооборота.

    Порядок обмена иными документами не регламентирован, стороны могут определить его сами. Но только обмен документами через операторов электронного документооборота обеспечивает их безусловную конфиденциальность и юридическую значимость, а также позволяет точно установить дату отправки и получения документов при спорах.


    Наверх

    10. Необходимо ли дополнительно дублировать электронные документы, передаваемые в системе ViPNet ЭДО, в бумажном виде?

    Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учётные документы могут быть составлены в двух видах: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

    Соответственно, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами и не нуждаются в дополнительном дублировании на бумаге. Оформление документов в электронном виде допускается при согласии сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Приоритет бумажных документов над электронными аналогами законодательством не установлен.


    Наверх

    11. Какие документы можно направлять в инспекции ФНС в электронном виде?

    Законодательно закреплена возможность направлять в налоговые органы в электронном виде 16 типов документов в электронной форме в виде электронных копий (в форматах jpg или tif). Обмен такими документами считается юридически значимым.

    В ФНС в электронном виде можно направлять счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок, дополнительный лист книги покупок, книгу продаж, дополнительный лист книги продаж, акт сдачи-приёмки выполненных работ (услуг), товарную накладную (ТОРГ-12), документ о передаче товаров, документ о передаче результатов работ, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

    Вышеперечисленные документы направляются в строго установленных электронных форматах. После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, появилась возможность передавать по телекоммуникационным каналам связи также неформализованные электронные и изначально составленные на бумаге документы.


    Наверх

    12. В ходе проведения каких мероприятий налоговые органы могут запросить у налогоплательщика документы в электронном виде?

    В ст. 93 Налогового кодекса РФ закреплено положение о том, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Данное требование может быть направлено в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Проверяемый имеет право предоставить документы лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

    Чаще всего сотрудники налоговых органов направляют требования о предоставлении документов в электронном виде в рамках проведения камеральных проверок. Также документы в электронном виде могут быть запрошены в ходе проведения встречных проверок контрагентов.

    Что касается выездной проверки, она обычно проводится по местонахождению налогоплательщика. В таком случае можно предложить специалисту налоговой инспекции ознакомиться с проверяемыми документами в электронном виде.


    Наверх

    13. Какими документами могут обмениваться организации с контрагентами в ходе осуществления хозяйственных операций?

    Компании могут обмениваться первичными и учётными бухгалтерскими документами, например актами выполненных работ или услуг, накладными, счетами-фактурами, УПД.

    Также существует возможность обмениваться и другими документами, включая договоры, соглашения, письма, претензии, уведомления, приказы, распоряжения и доверенности.

    Система ViPNet ЭДО позволяет передавать электронные документы любого формата, включая графические файлы.


    Наверх

    14. При каких условиях возможен обмен электронными документами между организациями-контрагентами?

    Поскольку электронный документооборот осуществляется исключительно на добровольной основе, возможность выставления счетов-фактур и обмена иными документами в электронном виде допускается законодательством только при условии взаимного согласия сторон сделки.

    При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов, т.е. у организации и её контрагента должно быть установлено программное обеспечение ViPNet ЭДО или другие системы электронного документооборота.

    Кроме того, участники электронного документооборота в программе ViPNet ЭДО самостоятельно определяют круг контрагентов, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами. Для этого один из участников отправляет другому приглашение в список контрагентов и получает подтверждение на добавление.

    Также участник электронного документооборота может в одностороннем порядке исключить другого участника из списка контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными документами, в этом случае последний получает уведомление об исключении из списка.


    Наверх

    15. Какие нормативные правовые акты устанавливают требования к формализованным документам?

    Приказами ФНС России от 04.03.2015 г. № ММВ-7-6/93@ и от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утверждены форматы счёта-фактуры, корректировочного счёта-фактуры, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и дополнительного листа книги покупок, книги продаж и дополнительного листа книги продаж.

    Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 г. № 174н урегулирован порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

    Приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@ утверждён формат счёта-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме.

    Приказом ФНС РФ от 13.04.2016 г. № ММВ-7-15/189@ утверждён формат корректировочного счёта-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счёт-фактуру, в электронной форме.

    Приказом от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ утверждён формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме.

    Приказом от 30 ноября 2015 г. № MMB-7-10/552@ утверждён формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме.


    Наверх

    16. Какие виды электронного документооборота возможны между контрагентами? Чем отличаются неформализованные документы от формализованных?

    Между контрагентами можно организовать документооборот трёх типов:

    1. Обмен формализованными документами (счетами-фактурами, накладными и актами выполненных работ или оказанных услуг).
    2. Обмен неформализованными документами, подписанными отправителем в одностороннем порядке (например, различными заказами, приказами, распоряжениями, информационными письмами, отчётами и проч.).
    3. Обмен неформализованными документами, подписанными двумя и более сторонами (например, договорами, соглашениями, актами выполненных работ и проч.). В системе ViPNet ЭДО можно обмениваться любыми документами в строгой печатной форме в формате XML-файла (накладными, актами выполненных работ или услуг, счетами-фактурами), а также внутренними документами компании, составленными согласно правилам документооборота.

    В соответствии с этим все документы в системе подразделяются на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные.


    Наверх

    17. Нужно ли заключать с контрагентом отдельное соглашение об электронном документообороте, чтобы обмениваться документами в электронном виде в системе ViPNet ЭДО?

    Заключать отдельное соглашение с контрагентами об электронном документообороте не требуется. Соглашение целесообразно составлять в том случае, если вы хотите согласовать с контрагентом формы и типы передаваемых электронных документов, а также порядок их обработки.


    Наверх

    18. Если использование системы ViPNet ЭДО прекращено или приостановлено, будет ли доступ к ранее переданным и полученным через неё документам?

    Поскольку база данных хранится в защищённом облаке оператора «Инфотекс Интернет Траст», доступ к системе сохраняется из любого места при наличии ключа с сертификатом или заданного логина и пароля для авторизации в системе. В случае прекращения или приостановки использования системы абонент всегда сможет войти в систему, просмотреть, сохранить и проверить документы и подписи под ними, но без возможности отправлять новые документы.


    Наверх

    19. Какие сертификаты ключа проверки электронной подписи применяются в системе ViPNet ЭДО?

    Технически возможно использовать любой действующий квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.

    Мы рекомендуем подписывать передаваемые документы электронной подписью, используя квалифицированный сертификат, приобретённый в нашей компании.


    Наверх

    20. Возможно ли осуществлять обмен электронными документами непосредственно из учётной системы?

    В ViPNet ЭДО Документ есть уже готовые модули интеграции для 1С. Они позволяют получать, отправлять и подписывать документы прямо в 1С. Поддерживаются следующие типы документов: акт, счёт-фактура, товарная накладная. Для организации обмена в комплект поставки ViPNet ЭДО Документ включены файлы внешних обработок 1С для типовых конфигураций:

    • платформа 1С Предприятие 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2.0);
    • платформа 1С Предприятие 8.2 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление производственным предприятием 1.3, Комплексная автоматизация 1.1);
    • платформа 1С 7.7 (Бухгалтерский учёт 4.5).
    Для других учётных систем в ViPNet ЭДО Документ есть широкий набор способов интеграции:
    • Модуль интеграции, файловый обмен — интеграция с учетной системой через общий каталог;
    • Модуль интеграции, COM-объект — активный программный объект в виде COM-сервера, реализующего все функции ЭДО в необходимой программной среде при его подключении, входит в состав модуля интеграции;
    • API, построенный на архитектуре REST, который позволяет встроить все функции ЭДО в любую учётную систему. С актуальным описанием методов REST API для разработчиков можно ознакомиться на веб-портале ViPNet ЭДО Документ.

    Для выгрузки документов в форматах ФНС для различных учетных систем существуют специальные конвертеры, которые предоставляются оператором «Инфотекс Интернет Траст» по запросу, а также есть возможность проектной разработки таких решений.


    Наверх

    21. Можно ли отозвать документ, отправленный через систему ViPNet ЭДО?

    Для того чтобы отозвать документы, переданные через систему ViPNet ЭДО Документ, необходимо выполнить функцию аннулирования в системе. Она позволяет аннулировать в юридически значимом порядке любые электронные документы, выставленные в системе. О том, как выполнить функцию аннулирования, читайте в инструкции.


    Наверх

    22. Каким образом можно подключиться к электронному документообороту в системе ViPNet ЭДО?

    Для подключения к системе нужен действующий квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее — квалифицированный сертификат), выданный любым из аккредитованных в соответствии с 63-ФЗ удостоверяющих центров.

    Порядок подключения следующий:
    1. Заполнить заявку и направить её в «Инфотекс Интернет Траст» в электронном виде.
    2. Получить уведомление о готовности к подключению.
    3. Авторизоваться в ViPNet ЭДО Документ, выбрав на вкладке «Вход по сертификату» ваш сертификат электронной подписи.
    4. Подписать и направить в ViPNet ЭДО Документ заявление об участии в электронном документообороте. Заявление заполняется автоматически, вам необходимо только проверить корректность его заполнения.
    5. Начать работу.

    *Подписание заявления об участии в электронном документообороте будет означать полное и безусловное присоединение к регламенту, в котором определено, что участник соглашается признавать циркулирующие в системе электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.


    Наверх

    23. Что делать в случае отказа контрагента от признания факта получения документа, направленного в электронном виде в рамках электронного документооборота?

    Законодательно установлено, что электронный документооборот через оператора ЭДО сопровождается специальными технологическими документами — подтверждениями и извещениями. Они создаются при отправке, прохождении и получении электронного документа, хранятся с электронным документом и вместе с ним направляются контрагенту.

    Их назначение — фиксация факта и даты выставления и получения электронного документа. В функции оператора входит формирование таких технологических документов.

    Соответственно, если были получены все регламентированные подтверждения и извещения, документ считается переданным и доставленным. В случае возникновения конфликтной ситуации подтверждения и извещения можно предоставить в качестве доказательств отправки документов в электронном виде. Также в случае необходимости «Инфотекс Интернет Траст» как оператор электронного документооборота может предоставить документы, подтверждающие факт отправки или получения и корректность электронной подписи.


    Наверх

    24. Каким образом возможно предоставить по требованию (истребованию) ФНС документы, переданные по каналам связи между контрагентами и подписанные электронной подписью?

    Порядок действий:

    1. Инспекция передает требование (истребование) о предоставлении документов по каналам связи через систему электронной отчётности, например ViPNet ЭДО Отчет.
    2. Абонент системы ViPNet ЭДО Документ выгружает из нее файлы подписанных и переданных документов, подписывает электронной подписью и отправляет документы через систему электронной отчетности в ответ на требование ИФНС, например через ViPNet ЭДО Отчет.

    Если требуемые документы не являются документами, составленными по установленным форматам, необходимо:

    1. Составить электронную опись, к которой прикрепить истребуемые документы. Электронные документы в XML-формате можно прикрепить к описи сразу. Документы на бумажных носителях необходимо отсканировать (или выгрузить из электронного архива), перевести в форматы *tif или *jpeg и для каждого документа заполнить реквизиты.
    2. После формирования комплекта документов подписать сертификатом электронной подписи и направить в ФНС через систему электронной отчётности, например через ViPNet ЭДО Отчет.

    Наверх

    25. Как настроить онлайн-версию ViPNet ЭДО Документ?

    Запустите веб-браузер и перейдите на веб-сайт портала https://b2b.iitrust.ru.

    Если вы входите на портал впервые, установите программу JavaLSS, она необходима для работы с электронной подписью на персональном компьютере. Для этого на вкладке «Вход по сертификату» нажмите кнопку JLSS для Windows.

    ViPNet ЭДО Документ

    В окне веб-браузера появится сообщение с предложением установить JavaLSS. Нажмите кнопку «Выполнить» и дождитесь завершения установки. На вкладке «Вход по сертификату» выберите свой сертификат и нажмите кнопку «Войти».


    Наверх