Какую ЭП используют медицинские работники

Врачи, фельдшеры и другие медработники подписывают электронные документы преимущественно квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это связано с нормативными требованиями и условиями работы в профильных системах.

В некоторых случаях возможно использование простой (ПЭП) и неквалифицированной (НЭП) электронной подписи. Это допустимо, например, в кадровом ЭДО или при работе в корпоративной информационной системе.

Кроме того, есть нормативно утверждённый перечень медицинских записей, которые могут быть подписаны любой ЭП врача:

формируемые при оказании медпомощи без оформления меддокумента;
содержащиеся в журналах и включённые туда на основе электронных медицинских документов;
предназначенные для взаимодействия с другими ИС;
являющиеся цифровыми аналогами записей, которые составляются в бумажном виде и не требуют собственноручной подписи медработника и (или) печати медорганизации.

Медики и фармацевты получают квалифицированный сертификат в коммерческом удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры, например в УЦ «Инфотекс Интернет Траст» — одном из крупнейших в стране. Этим сотрудникам оформляется сертификат физического лица, в нём нет данных о должности и работодателе. Владельцы сертификата могут также использовать свою подпись для решения личных задач, не связанных с должностными обязанностями.

Руководители организаций (главврачи) должны обращаться за квалифицированным сертификатом в УЦ Федерального казначейства (бюджетные больницы и поликлиники) или в УЦ ФНС (коммерческие организации). Также можно получить сертификат у одного из доверенных лиц. В этом случае речь идёт об электронной подписи для юридических лиц, а владельцы сертификатов считаются лицами, имеющими право действовать от имени организации без доверенности.

Правила подписания электронных медицинских документов

Порядок ведения ЭДО и подписания электронных документов в медицинской сфере утверждён приказом Минздрава РФ от 07.09.2020 года № 947н, который вступил в силу 1 февраля 2021 года. Эти правила обязательны для медработников, фармацевтов, фармацевтических организаций, территориальных ФОМС, страховщиков в сфере медицины, операторов медицинских ИС, других органов и организаций, которые имеют доступ к медицинским документам, а также для всех медорганизаций, которые перешли на ЭДО.

Основные требования:

Электронный медицинский документ (далее — ЭМД) медики или фармацевты формируют в медицинской ИС своей организации, профильной системе субъекта федерации, федеральной системе (ЕГИСЗ) или ИС для сбора, обработки и предоставления сведений о деятельности медорганизаций и их услугах.
Медработник, сформировавший ЭМД, подписывает его своей КЭП.
Документ, подготовленный несколькими работниками, должен быть подписан КЭП каждого из них.
Если бумажный аналог требует заверения от имени медорганизации, ЭМД, кроме медработника, подписывает своей квалифицированной ЭП главврач (руководитель) организации.
ЭП должна соответствовать CMS-формату.
Организация, которая внедрила ЭДО и работает с МЭД, должна пройти регистрацию в реестре медорганизаций (ФРМО) ЕГИСЗ (для этого понадобится сертификат юрлица), а медработники, формирующие и подписывающие документы, должны быть включены в регистр (ФРМР). Они работают с помощью сертификата физлица и машиночитаемой доверенности.
ЭМД, подлежащие регистрации, в течение рабочего дня с момента формирования вносят в федеральный реестр (РЭМД) с помощью информационной системы, в которой они составлены. Если нужно внести изменения, создаётся новая версия документа, которую подписывают и направляют в РЭМД.
Электронные документы хранятся в системе, в которой были созданы, в течение срока, предусмотренного для хранения их бумажных аналогов.

Работа в ЕГИСЗ

Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ) создана для обеспечения электронного взаимодействия в медицинской и фармацевтической среде.

Её основные функции:

Ведение профильных регистров и реестров (медиков, фармацевтов, организаций).
Обработка, хранение медицинских документов, сведений.
Технологическое обеспечение телемедицины, дистанционного наблюдения за пациентами.
Предоставление гражданам электронных услуг через ЕПГУ.
Поддержка обеспечения граждан лекарствами.
Мониторинг госзакупок в этой сфере.
Статистические наблюдения, аналитика.
Публикация нормативно-справочных сведений.
Централизованное ведение подсистем ЕГИСЗ.
Электронное взаимодействие участников.

На момент написания статьи в состав системы входят 15 подсистем: различные регистры и реестры, электронная регистратура, подсистемы, обеспечивающие мониторинг и контроль, электронная медкарта. Кроме того, в ЕГИСЗ представлено большое количество сервисов, которые функционируют, как правило, в рамках подсистем.

В систему передают данные все медицинские и фармацевтические организации независимо от формы собственности, частнопрактикующие врачи, диагностические центры и другие участники сферы здравоохранения. Однако подключение к подсистемам и сервисам нужно не всем — учитывается специализация и необходимость взаимодействия с тем или иным модулем.

Обязательные для подключения регистры, реестры и подсистемы:

ФРМР (медработники и фармацевты);
ФРМО (медицинские/фармацевтические организации);
ИЭМК (медкарты);
РЭМД (медицинские документы);
ФЭР (регистратура);
некоторые другие специализированные базы данных.

Перед подключением к ЕГИСЗ медорганизация должна внедрить в свою практику медицинскую ИС, способную поддерживать обмен данными с госсистемой. Подключение возможно напрямую, через региональную систему в сфере здравоохранения или стороннюю систему (прокси-сервер) — оператора ИС, аккредитованного для работы с медицинскими сведениями (например, 1С:ЕГИСЗ).

Медработники после внесения их данных в ФРМР работают в системе через личный кабинет. Авторизация проходит через ЕПГУ (нужна подтверждённая учётная запись в ЕСИА). В личном кабинете есть доступ к электронным медкартам, направлениям, рецептам, записям на приём, а также функционал для электронного взаимодействия с пациентами (онлайн-консультации), другими специалистами и медорганизациями.

Непосредственную работу с ЭМД врач ведёт в МИС, которая внедрена в медорганизации или частном кабинете. Интеграция с ЕГИСЗ обеспечивает обмен данными и возможность использования функционала необходимых подсистем и сервисов. Электронные документы и сведения, передаваемые в систему, медработники подписывают своей КЭП. Это рецепты, больничные и информация, включаемая в медкарту.

Другие сферы применения ЭП

Электронную подпись врач может использовать в рамках внутреннего ЭДО, руководитель медорганизации — для подписания документов хозяйственной деятельности, кадровых документов, различных отчётов, которые сдаются в электронном виде.

Сотрудники статистического, кадрового, бухгалтерского отделов медучреждений используют КЭП для ведения учёта в ИС, передачи обязательных сведений, сдачи отчётности в контролирующие органы.

Поскольку КЭП врача — это подпись физического лица, её можно использовать и в личных целях, например получать госуслуги, заключать сделки, подписывать и направлять дистанционно заявления и документы для прохождения обучения.

Как получить квалифицированный сертификат для медика или фармацевта

Процесс получения средств создания электронной подписи, включая квалифицированный сертификат, может различаться в зависимости от порядка, установленного удостоверяющим центром, в который обратится заявитель. В качестве примера приведём последовательность действий для оформления сертификата в аккредитованном удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст».

Основные этапы:

Подача онлайн-заявки.
Оплата услуги оформления сертификата.
Скачивание и установка СКЗИ — средства криптографической защиты информации, необходимого для генерации сертификата, а также программного обеспечения для работы с ЭП (если оно не было установлено ранее).
Создание запроса на сертификат в личном кабинете клиента.
Идентификация (подтверждение) личности — очно в точке обслуживания или дистанционно (при наличии действующего квалифицированного сертификата, в том числе выпущенного в мобильном приложении Госключ).
Получение средств создания КЭП в личном кабинете.
Установка сертификата, настройка рабочего места для использования электронной подписи.

В поликлиниках, больницах и медицинских центрах процесс получения медработниками сертификата обычно организует само учреждение. Оно же несёт расходы — оплачивает услуги или компенсирует их стоимость. Но в некоторых случаях, когда нужна электронная подпись для врача, как получить её, он решает сам. Это связано с тем, что КЭП медработника — его личная подпись, которую можно использовать вне рабочих задач.

При регулярном обеспечении медицинского персонала большим количеством сертификатов ЭП клиники сталкиваются с необходимостью отправлять сотрудников на прохождение идентификации в офисы УЦ и ожидать готовности сертификатов. Это усложняет процессы и отнимает время. Компания «Инфотекс Интернет Траст» предлагает таким клиентам решение — систему корпоративных личных кабинетов (КЛК).

Автоматизированный сервис КЛК даёт возможность управлять процессом выдачи квалифицированных сертификатов физического лица для сотрудников внутри компании: работники учреждения подают заявки и получают сертификаты в короткие сроки, не покидая рабочее место.

Вопросы и ответы

Я получал ЭЦП* для врача в коммерческом УЦ, когда работал в городской поликлинике, то есть бюджетном учреждении. Сейчас я открываю врачебный кабинет частной практики. Нужна ли мне новая электронная цифровая подпись для врача?

Вадим, врач-стоматолог

Если срок действия сертификата не истёк, получать новый не требуется, ЭП можно использовать. Однако только как врачу-стоматологу. Если вы зарегистрируете ИП или ООО, чтобы оформить частную практику надлежащим образом и получить лицензию, понадобится квалифицированный сертификат, выпущенный на имя предпринимателя или руководителя юрлица. Такая подпись используется, например, для заключения договоров, подписания кадровых документов, управленческих решений, сдачи электронной отчётности. Сертификат выдаёт УЦ ФНС, также можно обратиться к одному из его доверенных лиц.

Недавно меня назначили на должность главврача (руководителя) частной клиники, я получила квалифицированный сертификат в УЦ налогового органа. Хоть и в ограниченном режиме, но я продолжала вести приём пациентов, а для подписания документов использовала КЭП, которая была получена ещё до назначения главврачом. Сейчас её срок действия заканчивается. Стоит ли мне сделать электронную подпись для врача или я могу использовать ЭЦП руководителя для тех же целей?

Лаврентьева Л., главврач частной клиники г. Москва

Для подписания рецептов, документов, связанных с приёмом пациентов, листков нетрудоспособности, внесения данных в электронную медкарту нужна КЭП для врача. Сертификат, который выдан на имя руководителя, не подойдёт. Пока срок действия вашего сертификата физлица не истёк, необходимо выпустить новый сертификат физического лица на ваше имя. Это можно сделать дистанционно.

У меня цифровая подпись для врача, данные которой записаны на токен. И не очень понимаю, как обеспечить безопасное хранение подписи. Например, можно ли оставлять токен в кабинете, когда рабочий день закончен и я ухожу домой? Как его хранить на выездах к пациентам (я работаю участковым врачом)? Надо ли постоянно носить токен при себе? Вдруг я случайно потеряю ЭЦП для врача, как получить новую?

Сергей Иванович Петров

Безопасность хранения и использования ключевого носителя (токена) необходимо обеспечить, по меньшей мере, на таком же уровне, как по отношению к вашим банковским картам, которыми вы постоянно пользуетесь. Если оставляете токен в кабинете, убедитесь, что к нему никто другой не получит доступ. Например, медсестра, уборщица. Если есть такой риск, лучше хранить токен в сейфе или забирать с собой. Также важно помнить пароль от ключевого носителя и никому его не сообщать. В случае потери или кражи носителя необходимо как можно скорее сообщить об этом в удостоверяющий центр, где был получен сертификат, чтобы заблокировать его действие. После этого нужно будет получить новый.

Главный риск — вероятность, что кто-то посторонний воспользуется вашей КЭП. Возможно, чтобы получить доступ к медицинским сведениям, а может быть, чтобы подписать договор, совершить финансовую операцию или другое действие от вашего имени. Даже если фактически документы будут подписаны не вами, юридически будет считаться, что подпись поставили вы, как владелец сертификата.

Примечание:

* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи.

Кто должен сдавать электронную отчётность в ПФР?

Читайте другие вопросы