Электронная подпись для ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) подразумевает создание, отправку, получение, хранение и обработку цифровых документов. Системы ЭДО позволяют обезопасить процессы и сделать их более удобными, ускоряют обмен данными с компаниями, госорганами, физическими лицами.

Выделяют три базовых вида систем электронного документооборота:

• внутренние (в рамках одной организации — для взаимодействия сотрудников, отделов, филиалов и т.д.), в том числе бухгалтерские, кадровые, управленческие, производственные, торговые, складские;
• внешние, B2B и B2C (для работы с партнёрами, контрагентами);
• B2G (для взаимодействия с государственными структурами и системами), в том числе для отчётности, закупок и передачи сведений.

Со временем такой механизм может полностью заменить бумажный документооборот. Например, на него со временем перейдёт система госуправления (согласно Федеральному проекту «Цифровое государственное управление»). Как сообщают в правительстве, это поможет «упростить процессы и повысить эффективность работы госорганов».

Независимо от того, какой формат выбран, для ЭДО нужна электронная подпись (ЭП). В противном случае подтвердить авторство и неизменность файлов невозможно. Работа с этим инструментом регулируется Федеральным законом №63-ФЗ.

ЭЦП для ЭДО: применение

В рамках электронного взаимодействия не подразумевается обмен физическими носителями (но он и не исключён), поэтому визирование документов от руки будет невозможным. Электронная подпись для документооборота — неотъемлемый инструмент, который позволяет придать документам юридическую значимость. Используют в основном квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП) подпись.

НЭП идентифицирует отправителя и подтверждает неизменность данных после подписания. Чаще её применяют для документов, не требующих заверения печатью внутри корпоративных программ и сервисов. НЭП приравнивается к собственноручной подписи в том случае, если это предусмотрено регламентом программы или соглашением сторон.

КЭП позволяет придать цифровым документам юридическую силу без необходимости заключать дополнительные соглашения. Она нужна для внешнего ЭДО и для ряда документов: счетов-фактур, бухгалтерских налоговых отчётов и т.д.

С помощью электронной цифровой подписи можно:

• визировать внутренние и внешние акты, договоры, приказы;
• работать в сервисах, в том числе государственных;
• сотрудничать с внешними участниками — физлицами;
• взаимодействовать с арбитражными судами;
• участвовать в торгах и работать в информационных системах.

ЭП для внешнего документооборота

Такие системы включают функции, которые потребуются в рамках работы организации:

• ведение трудовых книжек;
• визирование договоров;
• проведение инвентаризации;
• ведение финансовой отчётности;
• обмен информацией, счетами, актами между подразделениями;
• работа над документом в несколько этапов, например согласование несколькими руководителями.

Для внутреннего и внешнего пользования можно применять усиленную неквалифицированную ЭП (УНЭП, или НЭП). Но для того чтобы такая подпись придавала юридическую значимость документам, необходимо дополнительное соглашение между сторонами.

Подпись для сервисов формата B2G

Этот вид документооборота выделяется в отдельную категорию. Если при коммуникации с партнёрами компания может установить свои правила, то в случае с B2G это невозможно. Здесь необходимо следовать тем принципам, что продиктованы государственными органами или уполномоченными операторами, и они являются обязательными.

Примеры B2G включают:

• предоставление данных по запросу госорганов;
• участие в закупках;
• передачу данных и документов в государственные информационные системы;
• взаимодействие с судами.

Электронный формат взаимодействия между государством и бизнесом в России зачастую носит обязательный характер. Например, другими способами невозможно участвовать в госзакупках, маркировать товары для системы Честный ЗНАК или предоставлять отчётность. Поэтому для бизнеса переход на системы ЭДО — лишь вопрос времени.

Электронная подпись для ЭДО: как получить

Способы получения электронной подписи различаются в зависимости от её типа и области применения.

1. КЭП для сервисов обмена документами с контрагентами или отчётности чаще всего предоставляется в комплекте с сервисами. Таким образом, обычно нет необходимости заказывать её отдельно. Также можно задействовать ЭЦП, оформленную ранее для других целей.
2. КЭП для отдельных информационных систем оформлять нужно отдельно. Например, сертификат понадобится для работы в ЕГАИС (алкоголь) и в Честном ЗНАКе.
3. НЭП может применяться в любом документообороте. Получить такую ЭЦП для ЭДО можно в удостоверяющем центре, в том числе в онлайн-режиме.
4. Простая подпись (ПЭП) также может использоваться в ЭДО. Она представляет собой связку «логин+пароль» и выпускается автоматически для зарегистрированных в системе пользователей.

ЭДО: квалифицированная электронная подпись для руководителей и ИП

Главе организации и индивидуальному предпринимателю следует оформить КЭП в УЦ Федеральной налоговой службы или у её доверенных лиц. Списки есть в свободном доступе на сайте налоговой.

Получить КЭП от УЦ ФНС может только тот, кто станет её владельцем. Сертификат не выдадут другому лицу даже при наличии доверенности. При личном посещении налоговой необходимы паспорт, ИНН, СНИЛС, а также устройство — сертифицированный USB-токен, который нужно приобрести заранее.

Перевыпустить такую ЭП по окончании срока действия можно уже через УЦ, не относящийся к ФНС.

КЭП для сотрудников и доверенных лиц

Работники компании, доверенные лица и самозанятые граждане могут получить КЭП физлица в УЦ, который имеет аккредитацию Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Перечень подобных центров можно найти на сайте Минцифры. Такая подпись не привязывается к конкретной компании, поэтому владельцы могут использовать её как в рамках организации, так и для личных целей. В частности, она пригодится при продаже жилья, получении государственных услуг и для прочих операций.

Для тех, кто действует от лица компании, дополнительно понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).

Тем, кто не участвует в тендерах и не работает с госорганами, КЭП не обязательна. Здесь есть другое решение — оформление неквалифицированных ЭП.

Преимущества ЭДО:

1. Ускорение обмена документами.
2. Снижение затрат на распечатку, обработку и доставку документов.
3. Лёгкий поиск нужного файла.
4. Стандартизированные формы, наличие шаблонов.
5. Автоматическая сортировка файлов.
6. Снижение рисков потери или порчи файлов.
7. Бесшовная интеграция и готовые решения (в том числе модули для 1С).
8. Надёжная защита информации.
9. Доступ с любого устройства в любое время (при наличии веб-версии).
10. Контроль срока действия сертификата.