Электронная подпись для бухгалтера
Все полномочия по электронному документообороту (ЭДО) в рамках компании может иметь только руководитель. Он имеет право заверять любые документы, и в небольших фирмах зачастую так и происходит. Но в крупных организациях эти обязанности чаще делегируют сотрудникам.
Главбух — лицо, которому передают полномочия, связанные с финансами и электронными документами. Что обычно делает этот специалист:
- создаёт первичную документацию;
- передает отчётность в налоговую;
- обменивается информацией с ведомствами (в том числе с ФНС, Росстатом, Социальным фондом), банками и контрагентами;
- формирует документы для госзакупок, тендеров и исполнения контрактов;
- ведёт финансовый учёт, документооборот внутри компании, работает с сотрудниками и подразделениями.
Электронная подпись для бухгалтера — обязательный инструмент. С 2022 года некоторые категории налогоплательщиков должны передавать данные в контролирующие органы только в цифровом формате. В частности, это касается:
- компаний, годовой оборот которых составляет более 10 млрд рублей;
- юрлиц и ИП, в штате которых трудятся более 100 человек.
Помимо прочего, независимо от числа сотрудников, подавать декларации онлайн должны:
- налоговые агенты;
- те, кто платит НДС и/или направляет клиентам-заказчикам счета-фактуры.
Также только в электронном формате подается отчётность в Росстат.
Виды ЭЦП: какая потребуется главномубухгалтеру
Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи», выделяют два вида ЭП: простую (ПЭП) и усиленную. Усиленная делится на два подвида — неквалифицированную (УНЭП) и квалифицированную (УКЭП). Различаются все ЭЦП по тому, какой юридической силой обладают и какую степень безопасности обеспечивают.
Какие виды ЭП могут понадобиться главбуху:
- ПЭП может использоваться для первичной документации. Но только если стороны заключили соглашение об этом. Работник может получить связку «логин-пароль» сам и использовать её для авторизации на сайтах;
- УНЭП дает возможность подписывать документы без допсоглашений (исключение — работа с контрагентами). Подпись пригодится для внутреннего документооборота (приказы, распоряжения и т.д.) и работы с партнёрами (счета-фактуры, договоры, акты и прочее). Оформить её можно в удостоверяющих центрах;
- УКЭП является полноценным цифровым аналогом подписи, поставленной от руки на бумаге. Она нужна при сдаче электронной отчётности в контролирующие органы, для участия в торгах и работы с государственными информационными системами (Честный ЗНАК, ЕГАИС и т.д.). Такую ЭП можно получить только в аккредитованных Минцифры удостоверяющих центрах.
ЭП для первичной документации
Первичные документы внутри компании можно подписывать с помощью любой ЭП, которая упоминается в Федеральном законе №63-ФЗ. Но если документы нужны, чтобы подтвердить доходы или расходы компании для налоговой, понадобится КЭП.
ЭП для счетов-фактур
Специалист может подписать счета-фактуры с помощью УКЭП физического лица с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД). МЧД — это цифровая версия доверенности. Она свидетельствует о том, что руководство компании подтверждает полномочия сотрудника действовать от её имени.
Информационная система может проверить данные из МЧД автоматически. Электронную подпись нужно продлевать раз в год — перевыпускать сертификат, срок действия которого составляет 12 месяцев. КЭП физлица не содержит информации о компании. Поэтому её можно использовать в разных организациях. А вот МЧД для каждого работодателя должна быть уникальной.
ЭП для бухгалтерской отчётности
Такую отчётность сдают в ФНС только в цифровом формате (статья 18 Федерального закона №402-ФЗ), поэтому ЭЦП для главного бухгалтера – необходимость. Для сдачи понадобятся УКЭП физического лица (выдаётся в УЦ) и машиночитаемая доверенность (МЧД).
Может ли руководитель передать главному бухгалтеру свою ЭП
Только владелец сертификата может законно им пользоваться и именно он отвечает за безопасность и конфиденциальность своей ЭП. Помимо прочего, если главбух решит нарушить закон, заверяя документы от лица руководителя, ответственность понесёт владелец ЭП. Поэтому при возникновении такой необходимости стоит заранее поинтересоваться, как сделать ЭЦП бухгалтеру, чтобы специалист мог работать, не нарушая правил безопасности.
Как получить ЭЦП главному бухгалтеру
Сертификат усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП) для физлица можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст». Для заказа сертификата оставьте заявку на сайте. Менеджер свяжется с вами и расскажет, какие документы понадобятся в вашем случае для прохождения идентификации (подтверждения личности).
Наш аккредитованный УЦ предоставляет возможность получить сертификат в московском офисе компании или в любой партнёрской точке выдачи. Также вы можете воспользоваться услугой дистанционного получения сертификата через интернет.