Что такое электронный договор и в чём его особенности
Электронный договор — это соглашение, составленное в письменной форме, но не на бумаге, а в цифровом виде.
Например, электронный договор купли-продажи (ДКП) автомобиля так же подтверждает согласие и обязанность продавца передать право собственности и саму машину покупателю, как его аналог на бумаге. Только для заключения сделки по продаже и покупке сторонам не нужно встречаться лично. Электронная сделка купли-продажи осуществляется в рамках портала Госуслуг.
То же касается недвижимости: между сторонами достигается соглашение, после этого проводится электронная регистрация сделки в Росреестре, а покупатель обретает право собственности на помещение.
Зачем нужна электронная подпись
Виртуальный документ будет иметь юридическую силу только при условии подписания его с помощью нужного типа электронной подписи.
ЭП позволяет осуществить заключение электронного договора полностью онлайн и выполняет несколько задач:
- подтверждает личность подписанта;
- защищает документ от подделки и изменений;
- обеспечивает юридическую силу документа.
Снять любые вопросы относительно юридической силы договора и идентификации сторон позволяет использование квалифицированной электронной подписи (КЭП). Этот вид электронной подписи является полным цифровым аналогом собственноручной.
Можно применять и неквалифицированную ЭП (НЭП). Но в этом случае важно, чтобы стороны составили дополнительное соглашение об условиях (правилах) её использования, а также о взаимном признании НЭП и подписанных с её помощью материалов сделки.
Как получить КЭП для электронных сделок
Чтобы оформить КЭП, обратитесь в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ). «Инфотекс Интернет Траст» — один из крупнейших аккредитованных УЦ в России.
Процесс простой:
- Оставьте заявку на сайте.
- Оплатите услугу.
- Пройдите идентификацию онлайн или в офисе.
- Получите готовый сертификат.
Сертификат, который вы получите, универсален: он подходит для сделок с недвижимостью, участия в тендерах, подачи налоговой и бухгалтерской отчётности, а также для документооборота с контрагентами. Физлицам электронная подпись открывает доступ ко всему функционалу Госуслуг — от регистрации юридического лица до получения справок и замены документов.
Виды договоров
С точки зрения структуры и требований к содержанию договоров возможны два вида:
- формализованные — составляются по строго заданной форме, установленной законом или отдельными нормативными актами;
- неформализованные — стороны самостоятельно определяют содержание и структуру документа.
Правовая основа и юридическая сила
Возможность заключать договоры в электронной форме прописана в п.1 статьи 160 ГК РФ. Ключевые условия — текст должен оставаться доступным для воспроизведения на бумаге в неизменном виде и должен быть заверен способом, который позволяет однозначно установить личность участника сделки.
Основные нормативные акты, регулирующие использование электронных договоров:
- Гражданский кодекс (ст. 434, 160 ГК РФ) подтверждает, что удалённый формат взаимодействия может быть применён между организациями, предпринимателями и физическими лицами;
- Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3, 312.2 ТК РФ) предусматривает возможность оформления отношений между работодателем и сотрудником в электронной форме;
- Федеральные законы № 44-ФЗ и № 223-ФЗ регулируют сферу госзакупок. В соответствии с их предписаниями государственные и коммерческие заказчики вправе заключать договоры с поставщиками онлайн через электронные торговые площадки.
Какие договоры можно заключать в электронном виде
Общее правило гласит, что любой договор в России сегодня можно составить и заверить дистанционно в цифровом формате. Совершение сделок в электронной форме стало привычным и для бизнеса, и для обычных людей, особенно после расширения сферы правового регулирования в 2022–2023 годах.
Однако есть и исключения: офлайн-формат нужен в тех случаях, когда это чётко прописано в законах и нормативных актах. Также заключение сделок в электронной форме будет неприемлемо, если стороны изначально условились проводить их на бумаге.
Рассмотрим примеры документов, с которыми сегодня можно работать онлайн.
- Гражданско-правовые, в том числе:
- договоры поставки и купли-продажи;
- договоры аренды, подряда, оказания услуг;
- агентские и авторские соглашения.
- Касающиеся трудовых отношений, например:
- трудовые договоры и приложения к ним;
- графики отпусков, расчётные листы, положения об оплате труда;
- различные приказы и правила внутреннего распорядка.
- По закупкам — государственным и коммерческим:
- контракты;
- ценовые предложения;
- договоры на поставку товаров.
В ряде случаев допускается только электронный вид. Это касается, например, электронных аукционов по закупкам для обеспечения муниципальных нужд (№ 44-ФЗ).
Плюсы электронного формата
Цифровой формат взаимодействия имеет ряд преимуществ перед стандартным «бумажным» документооборотом. Вот самые существенные из них:
- Экономия времени. Не нужно организовывать личные встречи, вызывать курьеров, стоять в очереди на почте или ездить в офис. Всё можно согласовать за несколько минут, даже если стороны находятся в разных регионах.
- Снижение затрат. Нет расходов на бумагу, печать и пересылку. С большим объёмом документооборота экономия особенно ощутима.
- Юридическая значимость. Договор, подписанный КЭП, имеет такую же юридическую силу, что и бумажный с подписью от руки.
- Удобство хранения и поиска. Электронные файлы не занимают место в шкафах и архивах. Их легко систематизировать и найти по дате, номеру или конкретному контрагенту.
- Прозрачность процессов. Участникам удобно отслеживать путь документа и время подписания, установить свой собственный порядок согласования.
- Безопасность. Современные технологии защищают материалы от подделки и несанкционированных изменений. Проверить подлинность можно в несколько кликов.
- Гибкость. В эпоху дистанционной занятости и онлайна можно без задержек оформлять сделки и сотрудничество, вести бизнес из любой точки мира.
Как заключать договоры дистанционно
Для перехода на онлайн-сделки необходимо специальное программное обеспечение и определённые технические возможности для составления и подписания электронных документов, а также обмена ими с контрагентами.
Для этих задач допустимо использовать:
- Учётные системы, где реализована такая техническая возможность.
- Системы электронного документооборота (ЭДО) — собственные или внешние.
- Услуги операторов ЭДО.
- Специальные программы или веб-сервисы.
В ряде случаев все процессы могут проходить внутри конкретных площадок. Например, участие в коммерческих тендерах или госзакупках предполагает использование функционала самой электронной торговой площадки.
Если нужен не один электронный файл, а несколько, можно обмениваться уже готовыми материалами по электронной почте или в мессенджере. В этом случае порядок нужно отразить в условиях договора.
