Возможности ЭДО: как заверить электронные документы у нотариуса

Что такое подтверждение тождественности документов

Заверение равнозначности разных форматов документа — это нотариальное действие, которое предусмотрено Главой XX.2 Основ законодательства о нотариате. В рамках услуги нотариус подтверждает тождественность цифрового исполнения бумажному или наоборот. Ещё один вариант — удостоверение равнозначности конвертированного электронного документа его исходнику. Например, в случае программной конвертации файла DOC в PDF, TIFF или другой формат.

В каких случаях необходимо нотариальное удостоверение равнозначности документов

Покажем на конкретных примерах.

Тождественность электронного документа бумажному исходнику. Для решения вопроса о заключении договора с самозанятым компания попросила его предоставить по электронной почте заверенную копию диплома об образовании. В этой ситуации простая скан-копия не подойдёт — нужно подтвердить её юридическую силу. Электронное заверение документов нотариусом позволяет сделать цифровую копию диплома и удостоверить, что она равнозначна бумажному оригиналу. Полученный файл самозанятый сможет направить контрагенту.

Тождественность бумажного документа его цифровому исходнику. Предприниматель 5 лет назад заключил электронный договор с юрлицом. Документы стороны подписали квалифицированной электронной подписью (КЭП) и обменялись ими через оператора электронного документооборота (ЭДО). В настоящее время у ИП идёт судебный процесс, в рамках которого в качестве доказательства нужно предоставить указанный договор. Однако у предпринимателя сейчас нет сертификата электронной подписи, и отправить документ в суд дистанционно он не может. Единственный вариант — распечатать договор и предъявить его в бумажном виде.

Возникают сразу две проблемы:

• старый квалифицированный сертификат недействителен, а нужно установить принадлежность КЭП на договоре предпринимателю;
• требуется подтвердить юридическую силу бумажной копии договора.

ИП обращается к нотариусу, который, несмотря на отсутствие возможности стандартным способом проверить валидность ЭП:

1. Фиксирует наличие электронного договора, файла подписи с данными предпринимателя (они читаемы) и отсутствие изменений в документе после его подписания.
2. Распечатывает договор и информацию о подписи (владелец, дата подписания, текущий статус сертификата — истечение срока действия).
3. Удостоверяет тождественность распечатанного документа его цифровому исходнику, включая КЭП.

Заверенную у нотариуса бумажную копию электронного договора можно представить в суд.

Тождественность конвертированного цифрового документа его исходнику. Проектное бюро подготовило чертежи в формате DWG, однако для их дистанционного представления в Росреестр в составе другой документации для получения разрешения на строительство нужен PDF-формат. Конвертация возможна, но нельзя исключить потерю или искажение данных. Кроме того, конвертированные в PDF чертежи — это не оригинал, и могут возникнуть вопросы к их достоверности. При обращении к нотариусу проектное бюро решит эти проблемы.

Электронное нотариальное заверение документов в этом случае будет включать:

1. Конвертацию чертежей в нужный формат с обеспечением неизменности содержимого.
2. Фиксацию тождественности и её удостоверение нотариусом своей КЭП.

После этого всю документацию в файлах PDF-формата можно направлять в Росреестр.

Какие есть ограничения

Есть ситуации, когда нотариус обязан отказать независимо от вида, назначения и формата документов, например:

1. Возникли сомнения в подлинности представленного исходника, в том числе файл не проходит проверку на целостность — после подписания КЭП были внесены изменения.
2. Оригинал повреждён, испорчен, файл не открывается.
3. Представлен документ, который не имеет юридической значимости, составлен с нарушениями установленной формы, его содержание противоречит закону.

Кроме того, электронное удостоверение документа нотариусом для подтверждения тождественности бумажному запрещено в отношении:

• паспорта, загранпаспорта и других документов, удостоверяющих личность;
• сделок в простой письменной форме.

Удостоверение равнозначности документов при конвертации из одного формата в другой — дистанционная услуга. В ином виде её не оказывают, поэтому необходимо выполнить условия для обеспечения нотариального электронного документооборота.

Как проходит процедура

Независимо от характера услуги, заявитель должен подтвердить личность и предоставить оригинал (исходник), с которым нотариус будет работать.

Особенности услуги:

1. При переводе бумажного формата в электронный сканируется оригинал и создаётся его цифровой образ.
2. При создании бумажного документа на базе электронного оригинал распечатывается на принтере.
3. При конвертации проводится изменение файлового формата с помощью специального программного обеспечения.

В каждом случае завершающий этап — подтверждение равнозначности полученного документа оригиналу и заверение цифровой копии КЭП, а бумажной — собственноручной подписью нотариуса.

Услуга конвертации формата и удостоверения его тождественности исходнику — дистанционная. Форма заявления, требования к нему и приложениям, порядок взаимодействия установлены приказами Минюста РФ от 30.09.2020 № 223 и №232.

Процедура предусматривает:

1. Направление в ФНП через единую нотариальную систему (на сайте Палаты или через Госуслуги) заявления установленной формы, подписанного КЭП заявителя или его представителя. Перед отправкой обращения в виде приложений загружаются файл с оригиналом, который нужно конвертировать, и SIG-файл подписи, если документ был подписан отсоединённой КЭП.
2. Перенаправление в нотариальной системе представленных материалов нотариусу, который готов оказать услугу. Он проверяет заявление, файлы и КЭП, чтобы убедиться в отсутствии нарушений и возможности выполнения услуги.
3. Оплату стоимости нотариального действия согласно полученной от нотариуса информации о её размере и реквизитах для платежа.
4. Конвертацию и удостоверение тождественности, направление заверенного документа заявителю в течение 5 рабочих дней после оплаты.

Ответы на вопросы

Нет, потому что такое нотариальное действие не входит в перечень, для которого разрешено удалённое совершение. Кроме того, невозможно дистанционно предоставить оригинал на бумаге или получить заверенную бумажную копию. В случае с конвертацией речь идёт о файлах, а их можно принять и отправить в электронном виде.

Определённого перечня нет. Однако если файл невозможно открыть, прочитать, воспроизвести обычными (стандартными) программными средствами, то нотариус вправе отказать в предоставлении услуги. Ещё одно важное условие — возможность визуального сопоставления исходного документа и полученного в ходе совершения нотариального действия. Не создают проблем форматы файлов электронной подписи, офисных пакетов, графические JPEG, PNG, TIFF и, конечно, идеальный вариант — PDF. Нотариусы могут работать с CAD-форматами, архивами ZIP, RAR, 7Z, полиграфическими EPS, AI, но при условии наличия на рабочем компьютере специального ПО или возможности его установки из источников ФНП. В рамках конвертации файлы и программное обеспечение должны быть такими, чтобы сохранить содержимое в неизменном виде. Нотариусы не работают с исполняемыми скриптами, файлами программ и другими объектами, которые не относятся к документам и (или) потенциально опасны (EXE, BAT, JS, VB и др.).

Для этого понадобится обычный квалифицированный сертификат ЭП (КЭП), специальных требований к такой подписи нет. Если сертификат в наличии и действителен, оформлять его заново не нужно. Компании и ИП оформляют сертификаты электронной подписи в Удостоверяющем центре ФНС, физлица — в коммерческом УЦ с аккредитацией Минцифры, например «Инфотекс Интернет Траст». Наша компания также предоставляет услугу дистанционного оформления сертификата, которая избавит вас от необходимости приезжать в удостоверяющий центр.

Примечание:

* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи.