Электронные тендеры: как подготовиться к торгам и участвовать в них

Ключевое отличие электронных торгов от «бумажных» в том, что они проходят на электронных торговых площадках. Это онлайн-платформы, функционал которых обеспечивает:

• регистрацию и (или) авторизацию заказчиков и участников торгов;
• размещение заказчиками закупочной документации;
• подачу физическими лицами, компаниями и ИП заявки на участие;
• выполнение заказчиками и участниками определённых действий, которые предусмотрены для той или иной процедуры;
• взаимодействие и электронный документооборот между заказчиками и участниками;
• заключение договора (контракта) онлайн.

Какими бывают электронные торги

Тендеры могут быть государственными (муниципальными) и коммерческими. В первом случае заказчики — бюджетные учреждения, госкомпании, юридические лица, которые относятся к субъектам естественных монополий (например, РЖД) или занимаются регулируемым видом деятельности (например, энергетикой). Ко второй группе относят всех остальных.

Среди государственных и муниципальных заказов принято выделять несколько направлений в зависимости от нормативно-правового регулирования:

1. Госзакупки по №44-ФЗ — контрактная система для государственных и муниципальных нужд, которую регулирует закон № 44-ФЗ от 05.04.2013. В рамках №44-ФЗ проводят торги бюджетные учреждения. Здесь действуют строгие правила, но они едины для всех. Считается, что новичкам лучше начинать с этого направления.
2. Госзакупки по №223-ФЗ — такие, которые проводят отдельные юридические лица: госкомпании, их дочерние структуры, субъекты естественных монополий, организации с госрегулированием сферы деятельности, а также бюджетные учреждения, финансирующие исполнение договора за счёт грантов, субподряда или собственных средств. Регулирует такие госзакупки и особенности участия в них закон № 223-ФЗ от 18.07.2011, а также положение о закупках, которое должен утвердить каждый заказчик.
3. Госзаказы в рамках постановления Правительства от 01.07.2016 № 615 — для определения подрядчиков на капремонт многоквартирных домов и общего имущества.

В рамках №44-ФЗ госзаказчик выбирает разрешённый законом способ торговой процедуры. Обычно это либо аукцион, либо конкурс. Запрос котировок и закупка у единственного поставщика возможны строго в конкретных ситуациях. К торгам по №223-ФЗ меньше нормативных требований, поэтому заказчики не столь ограничены в способах их проведения. Коммерческие тендеры могут проводиться так, как заказчик посчитает нужным.

Среди участвующих в конкурсе побеждает тот, кто предложил лучшие условия, а в аукционе — наименьшую цену (стоимость). Конкурсы и аукционы бывают открытыми и закрытыми. Закрытую процедуру проводят в определённых случаях, например при защите гостайны, госзакупке товаров, услуг или работ для оборонного сектора, системы исполнения наказаний, госохраны или космической сферы. К таким тендерам допускаются только лица, которым поступило предложение от заказчика.

Запрос котировок в рамках №44-ФЗ можно проводить в случаях, прямо предусмотренных этим законом. Например, если начальная (минимальная) цена контракта не превышает 10 млн рублей и при этом в годовом объёме такой способ не превышает 20%. Или, к примеру, нужно по решению медкомиссии закупить лекарственные препараты по жизненным показаниям. Запрос котировок допускается, если нужно закупить товары для жизнеобеспечения граждан, приобрести спортинвентарь, изделия народных промыслов, жильё для детей-сирот. Побеждает в запросе котировок тот, кто раньше всех подал заявку с наименьшим ценовым предложением.

Серьёзно ограничены госзакупки у единственного поставщика в рамках №44-ФЗ. Однако их разновидность — малые закупки — очень популярна среди новичков, самозанятых и малого бизнеса. Участие в малых закупках — это размещение своего коммерческого предложения на специализированных площадках и ожидание отклика заказчика. Это напоминает торговлю на маркетплейсе, но с ограничением по цене — закупка не может превышать 5 млн рублей. Участвуйте в недорогих торгах, если такая форма их проведения вам подходит. Можно получить опыт заключения контракта и сформировать репутацию надёжного поставщика, при этом одновременно участвуя и в других закупках.

Запрос предложений может проводиться в рамках №223-ФЗ и коммерческих заказов. Он напоминает запрос котировок, но здесь важна не столько цена, сколько все предложенные в заявке условия поставки, оказания услуг или выполнения работ. Побеждает тот, кто предложил их лучшее сочетание и при этом соответствует как можно большему числу требований, которые указаны в закупочной документации.

В рамках государственных и муниципальных заказов для малого и среднего предпринимательства (МСП), а также социально ориентированных некоммерческих организаций (СНКО) предусмотрены льготы и преференции. В частности, согласно №44-ФЗ, не менее 25% годового объёма закупок госзаказчики обязаны проводить у таких категорий участников. При этом если к торгам допущены только субъекты МСП и СНКО, начальная (максимальная) цена контракта не может превышать 20 млн рублей. Это позволяет участвовать в закупке малому или среднему бизнесу, которому по силам будет исполнить контракт.

К коммерческим торгам, в отличие от государственных и муниципальных, у законов нет строгих требований. Заказчики сами определяют способ проведения и условия тендеров. Нередко для участия в них нужно регистрироваться на собственной электронной площадке заказчика или специальных агрегаторах коммерческих тендеров. Для допуска к торгам могут взимать плату.

Как подготовиться к участию в электронных торгах

Пошаговая инструкция подготовки к тендерам:

1. Анализ и стратегическое планирование участия в закупках. Следует исходить из региона и специфики вашей деятельности, сформировать коммерческие предложения, отобрать площадки, определить ответственных лиц. На этом этапе целесообразно изучить нормативную базу, стратегии и тактики участия в различных торговых процедурах, если нет специалиста по закупкам, или рассмотреть возможность привлечения такого специалиста.
2. Получение квалифицированного сертификата электронной подписи. Для организаций и ИП сертификаты выпускает Удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица. Самозанятые и сотрудники получают квалифицированные сертификаты в коммерческих удостоверяющих центрах, у которых есть аккредитация Минцифры.
3. Открытие спецсчёта в банке. Такой счёт необходим для внесения обеспечения.
4. Определение, в каких конкретно закупках вы будете участвовать, причём так, чтобы была возможность побеждать. От этого зависит выбор электронных торговых площадок и прохождение регистрационных и подготовительных мероприятий. Большинство новичков начинают с госзакупок. Информацию о них публикуют в ЕИС Закупки, а тендерные процедуры проводят на восьми площадках. Регистрация в ЕИС обеспечивает авторизацию сразу на всех этих площадках.
5. Изучение правил (регламентов), технических требований информационных систем и электронных площадок. Эта информация находится в открытом доступе. Она важна для успешной подготовки рабочего места и для самого участия в торгах.
6. Организация и подготовка рабочего места — компьютера или ноутбука, на котором нужно установить программное обеспечение для работы с электронной подписью. С этого компьютера или ноутбука будут выполняться регистрация и вход в информационные системы, в том числе на электронные торговые площадки, подача заявок, подписание и обмен документами. Здесь же могут быть установлены учётные системы или программы (модули) для интеграции с ними. Рекомендации по выбору программного обеспечения для работы с ЭП, его настройке и настройке рабочего места можно получить в удостоверяющем центре при получении сертификата или в рамках услуги техподдержки. Технические и программные требования к рабочему месту указаны в регламентах информационной системы или площадки.
7. Регистрация в информационных системах и на ЭТП. Для участия в госзакупках нужно зарегистрироваться в ЕИС Закупки согласно инструкции. Отдельно на электронных торговых площадках регистрацию проходить не нужно — авторизация на ЭТП доступна через ЕСИА (учётную запись в Госуслугах) или с помощью квалифицированного сертификата ЭП. Для доступа к коммерческим заказам нужна регистрация на торговых площадках, на которых планируется участие в тендерах. Это могут быть и ЭТП, на которых проводятся госзакупки, но на них либо созданы отдельные платформы для коммерческих и государственных закупок, либо функционирует универсальная платформа. Для доступа к коммерческим или ко всем торгам сразу площадки требуют отдельную регистрацию. Можно использовать торговые агрегаторы, но это информационно-аналитические системы, часто платные, которые не избавляют от необходимости регистрации на самих площадках для доступа к заказам.
8. Отслеживание публикаций закупочной документации, выбор тендеров, подготовка к ним.

Как участвовать в торгах

Заказы публикуют практически ежедневно. Подавать заявки на все подряд, даже подходящие, нет никакого смысла. Участвуйте в тех закупочных процедурах, где высока вероятность победы и вы точно уверены, что сможете полностью выполнить контракт. Каждая подача заявки должна быть спланирована — это не только возможность заключить выгодную сделку, но и вероятность проиграть, понеся при этом расходы. Поскольку тендеры проходят на электронных платформах, всегда можно задать нужные параметры отбора. Например, в ЕИС Закупки есть фильтры по видам деятельности, торговой процедуре, диапазону цен и другим критериям. Подобное есть на всех площадках.

Учитывайте, что проигрыш не всегда лишает контракта. Например, если заявка отвечает требованиям, вы заняли второе место, но с победителем контракт заключён не был, заказчик может подписать его с вами. По этой же причине, подавая заявку, всегда нужно быть готовым к подписанию и исполнению договора или контракта.

Как правильно подготовить заявку

В пределах нормативных требований своего положения о закупке заказчик вправе самостоятельно определять содержание и состав заявки. Допустимо включение в документацию рекомендаций (инструкций) по её оформлению и примерного образца для заполнения. В таком случае заявку нужно подготовить по рекомендациям, это поможет избежать спорных моментов.

Заявку формируют непосредственно на ЭТП. Для этого нужно:

1. Авторизоваться на площадке.
2. Выбрать заказ.
3. Найти ссылку для перехода к формированию заявки и перейти к форме.
4. Заполнить, подписать электронной подписью и подать заявку на участие.
5. Дождаться уведомления системы о дальнейших действиях.

Чтобы подать заявку на участие, нередко к ней нужно приложить требуемые заказчиком документы. Если они в бумажном виде, их нужно оцифровать. Документы загружаются в систему в виде файлов установленного формата и размера. В дальнейшем иногда подают и другие документы, например банковскую гарантию. Загрузку и направление электронных документов и сведений выполняют с помощью функционала ЭТП. Торговые платформы также обеспечивают взаимодействие участников непосредственно в ходе тендера, например, когда на аукционе нужно заявить очередное предложение о цене.

Ответственность за нарушения при участии в закупках и исполнении договора

Выполнение всех условий контракта (договора) прямо влияет на допуск к последующим торгам. Это связано с тем, что нарушения приводят к включению в реестр недобросовестных поставщиков (РНП), а нахождение в этом реестре — удар по репутации и возможный барьер для участия в других тендерах. Включение в РНП не освобождает от выплаты неустойки, штрафа, возврата аванса, погашения ущерба — мер гражданско-правовой ответственности, связанной с существенными нарушениями при исполнении обязательств. Срок нахождения в реестре — два года с момента включения.

Включение в РНП предусмотрено только в рамках госзакупок. Однако отсутствие в РНП может быть одним из требований и для допуска к коммерческим торгам.

Несмотря на то что основная масса нарушений среди участников приходится на стадии заключения и исполнения договора (контракта), бывают и нарушения при подаче заявок, а также в рамках самих тендеров. Например, указание в заявке недостоверных сведений или представление не тех документов, которые необходимы для подтверждения соответствия требованиям. Обычно это касается дополнительных требований — в частности, успешного опыта участия в госзакупках. Указанные в заявке сведения и (или) представленные документы могут быть достоверными, но недостаточными для того, чтобы подтвердить полное соответствие нормативным требованиям или требованиям закупочной документации. Нарушения приводят к оспариванию хода и результата тендера. Но возможна и уголовная ответственность: за использование подложных документов, за мошенничество или за картельный сговор.