Электронные перевозочные документы в 2026 году: что нужно знать о переходе на ЭПД и как выполнить требования

Почему электронные перевозочные документы — это не просто очередное нововведение

С 1 сентября 2026 года вступают в силу положения Федерального закона от 07.06.2025 № 140 ФЗ, обязывающие оформлять ключевые перевозочные документы исключительно в электронном виде. Речь идёт о цифровизации всей отрасли грузоперевозок. Технологический и организационный переход на ЭПД «с нуля» — сложный многоэтапный процесс, требующий подготовки и чёткой реализации в условиях ограниченного времени.

Какие документы переходят в электронный формат и кто обязан их использовать

Электронный перевозочный документ — это цифровой аналог традиционных транспортных документов, сформированный в виде структурированных XML файлов и юридически равнозначный бумажному оригиналу.

С сентября 2026 года в электронную форму переходят:

• транспортные накладные (автомобильные, железнодорожные, грузовые для авиаперевозок);
• заказы и заявки на перевозку;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка).

Обязанность распространяется на всех без исключения участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов. Даже если вы заказываете в офис воду и канцелярию и выступаете грузополучателем, вам придётся подписывать свой раздел в электронной транспортной накладной (ЭТрН) через оператора ЭПД. Если же компания одновременно выступает и грузоотправителем, и грузополучателем в разных перевозках, нужно обеспечить подписание обоих «титулов» (Т1 и Т3) — часто это обязанность разных сотрудников с разными полномочиями.

Перечень случаев, когда экспедиторские документы (а также в отдельных случаях транспортные накладные, заказы и заявки) можно оформлять на бумаге, утверждён Минтрансом (приказ от 03.04.2026 № 115) и вступает в силу с 01.09.2026 г.). Доля таких грузов в общем объёме перевозок незначительна. К ним, в частности, относятся грузоперевозки:

• для нужд органов госвласти, обороны и государственной безопасности;
• в условиях ЧС, ЧП, военного положения;
• в адрес клиента-физлица для его нужд, не связанных с предпринимательством;
• при отсутствии технической возможности представления электронного документа из-за обстоятельств непреодолимой силы.

Есть определённые нюансы в зависимости от особенностей грузоперевозок. Например, если вы перевозите грузы собственным транспортом и не привлекаете сторонних перевозчиков, вам достаточно путевого листа — его пока можно оформлять на бумаге. А вот если вы нанимаете стороннего перевозчика, ЭТрН становится обязательной. При смешанных перевозках (например, авто + ж/д) возникает потребность в едином транспортном документе — его формат утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/717@ от 13.08.2025 г., и работать с ним сложнее, чем с обычной накладной.

ЭДО и ЭПД: одно и то же или разные вещи?

У многих компаний уже внедрён электронный документооборот (ЭДО), но его наличие не закрывает вопрос с переходом на ЭПД.

Наличие привычного ЭДО с контрагентами (обмен счетами фактурами, актами, УПД) не освобождает от необходимости настраивать работу именно с перевозочными документами через операторов ИС ЭПД. У вас может быть отлажен обмен с поставщиками в одной системе, но для транспортных накладных потребуется отдельное подключение. Причём формально оператор ИС ЭПД — это не оператор ЭДО общего назначения, но основные игроки рынка ЭДО стали операторами ИС ЭПД.

Что уже изменилось в законодательстве и чего ждать до конца 2026 года

Правовая база для перехода на ЭПД уже сформирована, но издание новых подзаконных актов вполне возможно и до, и после 1 сентября 2026 года.

Среди уже принятых:

1. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 г. — основной нормативный акт, устанавливающий обязательность ЭПД с 01.09.2026 г.
2. Приказ ФНС № ЕД-7-26/717@ от 13.08.2025 г., которым утверждены форматы электронного единого транспортного документа — для перевозок с участием двух и более видов транспорта.
3. Приказ ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 г., утвердивший формат УПД (5.03), который ФНС рекомендует использовать в качестве основного отгрузочного документа.
4. Приказ ФНС от 28.04.2026 г. № ЕД-1-26/277@, утвердивший форматы электронных экспедиторских документов (вступает в силу 01.09.2026).

Переносов сроков обязательного перехода на цифровые перевозочные документы не планируется. ФНС неоднократно предупреждала об этом бизнес. Более того, уже с 1 сентября 2026 года начнут действовать штрафы за отсутствие электронных документов. Для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 рублей, для юридических — от 80 000 до 120 000 рублей. При повторном нарушении суммы удваиваются. Плюс налоговая может отказать в учёте расходов по перевозке, если перевозочный документ оформлен не в нужном формате.

Форматы документов и подписание электронной подписью

Работа с ЭПД строится на строго регламентированных форматах. Все документы формируются в виде XML файлов утверждённой структуры, подписываются определённым видом электронной подписи и передаются через операторов ИС ЭПД.

Какой сертификат электронной подписи понадобится:

1. Квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП) потребуется для руководителей юрлиц и ИП, а также для сотрудников, действующих от имени организации или предпринимателя. Сертификат выдаётся аккредитованными удостоверяющими центрами: для компаний и ИП — УЦ ФНС или его доверенным лицом; для сотрудников — коммерческими УЦ, например «Инфотекс Интернет Траст».
2. Неквалифицированный сертификат электронной подписи (НЭП), полученный в мобильном приложении Госключ. Для подписания ЭПД допускается только эта разновидность неквалифицированной электронной подписи. Другие виды НЭП для транспортных документов не подходят.
3. ПЭП (простая электронная подпись) — может использоваться водителями при фиксации фактов погрузки и выгрузки (титулы Т2 и Т4 в ЭТрН) в случаях, предусмотренных оператором ИС ЭПД. Реализация ПЭП зависит от оператора: это может быть код из СМС, биометрия или иной метод аутентификации. Важно заранее убедиться, что водители перевозчика смогут использовать тот метод, который поддерживается оператором.

Для работы сотрудников необходима машиночитаемая доверенность (МЧД) — XML документ, подтверждающий полномочия действовать от имени организации. МЧД подписывается КЭП руководителя. Без неё система не примет подпись сотрудника.

ГИС ЭПД и ГосЛог: два контура, которые нельзя путать

Цифровая транспортная система работает в двух плоскостях, и важно понимать разницу.

Для работы с электронными документами используют ГИС ЭПД. В эту госсистему направляют все электронные перевозочные документы. Участники взаимодействуют с ГИС не напрямую, а через аккредитованных операторов ИС ЭПД (список таких операторов публикует Минтранс). Оператор — это посредник между бизнесом и государством, через которого вы создаёте, подписываете и передаёте документы. Оператор также обеспечивает хранение документов в течение срока давности (3 года) и предоставляет доступ к ним по запросу.

Для ведения реестров участников рынка, взаимодействия государства и перевозчиков в рамках «одного окна» предназначена ГосЛог — национальная цифровая транспортно логистическая платформа. Не позднее 30 апреля 2026 года участники рынка транспортно-экспедиционной деятельности обязаны подать уведомление о включении в реестр. Действующие компании и ИП должны были это сделать в течение 60 дней после 01.03.2026 г.

Экспедитор, не включённый в реестр, не сможет выступать в таком качестве в электронных экспедиторских документах, оформляемых с 1 сентября 2026 года. Однако неподача уведомления — это уже нарушение закона. Минтранс разъяснил, что ответственность может не применяться только в случае, если подача была выполнена в срок, но задержка произошла по причинам, не зависящим от заявителя (технические сбои, высокая нагрузка на госсервисы). Однако на практике доказать это сложно. Штраф за работу без регистрации — до 300 000 рублей для должностных лиц и до 1 000 000 рублей для юридических лиц.

Помимо учёта экспедиторов, в ГосЛог будет реестр перевозчиков — его запустят 1 марта 2027 года. Так что у этих участников рынка ещё есть время, но готовить документы (лицензии, страховки, подтверждение технической базы) лучше уже сейчас.

Что нового ждёт экспедиторов: обязанности по содействию

Федеральный закон № 140 ФЗ внёс изменения в Закон «О транспортно экспедиционной деятельности», расширив обязанности экспедиторов. Помимо традиционных функций по организации перевозки и оформлению документов, экспедитор должен обеспечивать содействие всем участникам процесса в работе с электронными перевозочными документами. На практике это означает, что экспедитор становится центральным звеном в цифровом взаимодействии между грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком. Если контрагент не готов к переходу и работе с ЭПД или у него возникают технические сложности, экспедитор должен помочь решить эти вопросы — иначе вся цепочка перевозки может остановиться. В договоре транспортной экспедиции теперь обязательно прописывать, кто за чей счёт обеспечивает подключение к оператору, кто обучает сотрудников, как распределяются риски технических сбоев. Экспедиторы, которые проигнорируют эту обязанность, рискуют получить претензию от клиента за срыв сроков доставки.

Преимущества перехода на ЭТрН

Помимо соблюдения закона, у перехода на ЭПД есть вполне ощутимые экономические преимущества:

1. Скорость. Переход на ЭТрН может ускорить получение оплаты до трёх дней, в некоторых случаях она приходит в день выполнения заказа. ФНС говорит об ускорении процесса в среднем на 20 дней за счёт отсутствия необходимости направлять бумажный оригинал грузоотправителю.
2. Экономия денежных средств. Исчезают расходы на печать, бумажные носители и курьерские пересылки. По оценкам некоторых экспертов, цифровизация позволяет компаниям снизить затраты на транспортировку грузов более чем на 16%. Для среднего логистического оператора с 50 рейсами в день это миллионы рублей в год.
3. Безопасность. Бумажные перевозочные документы теряются, портятся, подделываются. В ГИС ЭПД все документы хранятся надёжно, утрата исключена. Контролирующие органы видят полную историю перевозки, что уменьшает число претензий и выездных проверок.
4. Прозрачность. Все участники перевозки работают с единым электронным документом, изменения видны синхронно, взаиморасчёты ускоряются.
5. Контроль. Упрощается доступ контрольно надзорных органов к информации о перевозках, что сокращает количество запросов в адрес бизнеса. Водитель на посту ГИБДД может предъявить ЭТрН через мобильное приложение — штраф за отсутствие бумажной накладной больше не грозит.

Сложности, которые уже проявились

Практика показывает, что большинство участников рынка пока не готовы к переходу на электронные перевозочные документы. Главная проблема — не стоимость внедрения, как можно было бы предположить, а необходимость перестройки процессов. Требуются новые сценарии работы, обучение персонала и развитие IT компетенций.

Вторая проблема — отсутствие организационно технологической подготовки. Например, приказ ФНС об утверждении форматов ЭТрН содержит подробное техническое описание на 344 страницы. Понять и адаптировать под свои процессы эти требования без профильной экспертизы — задача нетривиальная. Особенно это касается реквизитного состава: каждое поле XML должно быть заполнено по правилам, иначе оператор откажет в приёме перевозочного документа.

Третья проблема — кадровая. Требуется обучить не только бухгалтеров и логистов, но и водителей, которые будут подписывать документы через мобильные устройства. Водители старшего возраста часто испытывают трудности с использованием мобильных приложений, и их переход на новые процессы требует больше времени. Компании уже сейчас вводят доплаты за цифровую грамотность и проводят внутренние экзамены.

Четвёртая проблема — выбор оператора. Тарифы у разных операторов могут отличаться в 2–3 раза. Кроме того, не все операторы интегрированы с популярными системами учёта (1С, SAP, МойСклад). Менять оператора после 1 сентября будет сложно, поэтому выбирать нужно осознанно.

Чек лист перехода на ЭПД: что делать прямо сейчас

Времени остаётся крайне мало. Что нужно сделать уже сейчас:

1. Получите квалифицированный сертификат электронной подписи. Руководители компаний и ИП обращаются в УЦ ФНС, а сотрудники — в коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры, например «Инфотекс Интернет Траст».
2. Проверьте наличие МЧД у сотрудников, их действительность и наличие необходимых полномочий для ЭПД, а не только для ЭДО общего назначения.
3. Подключитесь к оператору ИС ЭПД. Выбирайте из списка аккредитованных операторов на сайте Минтранса. Сравните тарифы, возможности интеграции с вашей ERP, наличие мобильного приложения для водителей и услуги круглосуточной техподдержки.
4. Проверьте статус регистрации в ГосЛог (для экспедиторов). Если вы не подали уведомление до 1 мая 2026 года — срочно подавайте сейчас и будьте готовы к проверке. За отсутствие регистрации штрафуют уже с 1 мая, хотя массовых проверок на момент написания статьи не было.
5. Настройте доступ сотрудникам. Назначьте администраторов, подключите водителей, обеспечьте их устройствами и интернетом. Скачайте и протестируйте мобильные приложения оператора на реальных телефонах (разные модели ведут себя по разному).
6. Проверьте готовность контрагентов. Согласуйте с вашими грузоотправителями и грузополучателями их переход и готовность к работе с цифровыми перевозочными документами. Если они не готовы, согласуйте совместный план действий.
7. Проведите обучение. Персонал должен понимать, кто подписывает какие титулы в перевозочном документе и какой электронной подписью. Проведите хотя бы один тренировочный рейс с полным циклом подписания. Фиксируйте ошибки, разбирайте их с командой.
8. Протестируйте. Организуйте несколько пробных рейсов с оформлением ЭТрН, чтобы выявить и устранить все узкие места. Убедитесь, что ваша бухгалтерия корректно принимает ЭТрН к учёту и формирует на их основе УПД.
9. Внедрите УПД (формат 5.03). ФНС рекомендует переход на универсальный передаточный документ уже сейчас — он объединяет счёт фактуру и первичный документ. Если вы свяжете ЭТрН с УПД в едином цифровом контуре, автоматизация закрытия актов и счетов выйдет на новый уровень.

Ответы на вопросы

Желательно обеспечить сертификатами электронной подписи всех сотрудников. Да, водители могут в некоторых случаях использовать простую ЭП, но сама возможность и способ её реализации зависят от оператора ИС ЭПД. Таким образом, вы сами себя ограничиваете как в выборе оператора, так и в операциях, которые могут выполнять сотрудники. КЭП — универсальная подпись, которую можно использовать в любых информационных системах и для подписания любых электронных документов. Сотрудник может оформить сертификат КЭП онлайн за несколько минут.

Да, нужно. ЭДО — общее понятие, которое охватывает, как правило, множество сегментов, например бухучёт и КЭДО (кадры). Оборот перевозочных документов — это тоже отдельный сегмент, в котором нужно выстроить работу. Наличие ЭДО упрощает эту задачу, но не решает. Нужно разобраться в правовом регулировании, обеспечить сотрудников необходимыми сертификатами ЭП, заключить договор с оператором, настроить работу с форматами, организовать передачу данных, выполнить другие шаги. Если у вас единая система ЭДО, и вы хотите, чтобы она охватывала все процессы, необходимо будет встроить в неё сегмент работы с перевозочными документами после того, как будет завершён переход на них.

Примечание:

* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи.